第4章 符合目的结构、风格（1 / 3）

要点

并不能因为整体上包含相同的内容而按照同样的顺序和风格来写。我们需要一边意识到目的和读者的情况一边采用促进理解和行动的结构、风格。

案例

高田优子是系统服务公司AtoZ系统公司的中坚业务担当。最近，业内竞争日趋激烈，既要开展新业务还要维持老顾客，忙得脚不沾地。

即使是忙到极点的高田，也依然因为令人心情爽朗的待人接物态度、口齿伶俐的应答、优美的声音等而受邀在公司内部召开的面向新客户的研讨会上发言。

有一天，高田收到了研讨会的确认邮件，发件人是业务部的新员工田中，他是研讨会的事务方的会议主持。

高田一边读邮件心里一边嘀咕着：

“什么？公司内部的邮件居然写得一本正经。除此之外，结构上也有问题啊。田中的指导老师是谁呢？这种文章的写法要是不好好加以指导，就麻烦了。”

解说

第2章论述了用事实支持主张的方法论。通读整章就会发现写的都是相同的内容，但通过不同的表达顺序和风格，读者的印象也会有很大不同，也会影响到读者是否会付诸行动。

本章中，首先介绍符合目的的结构、故事线，以及其构成的外形，后半章中会简单介绍结合了目的的风格。

考虑结构、故事线

首先来看一下用什么顺序来表达整体内容会更有效。如果是几行的短篇文章并不会多么重要，文章越长越重要。报告等具有一定分量的文章，这一部分的重要性更强。

来看一下本章开头案例的邮件中有什么问题。田中要向高田表达的最确定的重点是什么？恐怕就是演讲开始前10分钟到达会场吧。

虽说如此，却只在邮件的最后2行简短地写了写，文章的大部分内容都被出席者名单所占据。极为忙碌的人会根据不同人的分量来看是否停止认真阅读，最后2行只会被漏看。

本来，像这样的邮件，原则就是要尽早写出希望对方一定要读的内容。不能按照“补充信息-必达事项”，而要按照“必达事项-补充信息”的顺序来写。电子邮件中，如果做3次屏幕滚动最重要的内容还没有出现，就是不合格。

这封邮件，不仅表达顺序不合适，分量上也有问题。人都习惯性地认为使用更多文字加以说明的都是重要的事情，但这封邮件在本来就很长的名单上又加上了一看就明白的说明。作为写作者的田中，可能想为忙碌的高田总结信息，但这样的情况下，就变成了在难读的长篇邮件中又添加了低附加值信息的文章。高田的叹息也不无道理。

如果像下面这样写，应该会成为更符合目的的邮件（关于后述的风格也做了些许调整）。

再看一个例子，虽然明白文章要表达什么，但因为结构的原因而难以理解文章内容。这是一篇下属发给上司的关于自己目标的文章。

这篇文章并不长，差不多也能明白写作者的意图，但作为读者，很难明白整体结构或者个别段落之间的联系，读起来会感到压力。

比如，第1部分中自己主动发送信息这一内容和社交网络的内容混合了，总感觉不流畅。第2部分中“另外”这一接续词开头，但看不出和第1部分的关系，而且第2句过于突兀，不太明白为什么会得出这样的结论。并且第3部分前两句的联系较小，也很难明白和第3个句子有什么关系。

整体结构并不能令读者理解透彻。可以说作为读者的上司很难明白写作者希望获得什么支持。更进一步说，大部分的句子都以“我认为”开头，令人感觉认真程度、参与感有些薄弱。

下面的文章改变了文章结构、减轻了读者的压力。这里先列举一下发生大变化的要点。

·刚开始便列出整体结构，告诉大家会按顺序进行说明，在读者的头脑中植入关于内容的想象、期待。另外，如果加上小标题，写清楚哪一部分讲了什么就更明确了。

· 3个部分各自的内容按照顺序排列。也就是说，尽量统一成首先“自己的现状”、其次写出“需要什么”、之后“为达目的具体应该做什么”“上司期待的是什么”。但是，因为过于拘泥于书写格式整体看上去会单调，所以要想办法让表达上不给人单调感觉。

· 改变3个大段落的顺序。自己明确优先使用的顺序。

· （此修改不是结构上，而是关于风格的修改）思考文章的目的，积极使用肯定的表达。

人在读书时，会一边预测下面的内容一边阅读（第1章中出现的目录和标题是最典型、最方便的工具）。

我们阅读的文章中都会有几条典型的线。根据不同情况分别利用这些线，内容会快速出现在读者的大脑中，阅读也会更加流畅。

故事线的作用

考虑文章结构时，发挥作用的是展示了故事发展顺序的故事线这个概念。故事线的作用是自然地为读者导入文章内容、令读者更容易理解、并导向行动。故事线可用于日常的文章，也可用于使用办公软件制作的广告策划案中。

以下的例子是自然的故事线，换言之就是沿着读者的预测而发展的故事线。

·整体→个别（→再确认整体）。

·导入→问题意识→重点（→总结）。

·绪论（导入）→本论→结论。

·结论→理由（→具体措施）。

·起承转合、序破急。

其中也有采用套匣式结构、复合的例子。比如：

·绪论（整体）→本论（个别部分1）→本论（个别部分2）→本论（个别部分3）。

虽然有各种类型，但最后的重点是令读者准确理解重要观点（特别是促使行动）的同时，也能实现“一气呵成”地阅读。不是要大家在所有地方都用一种类型，而是希望大家为了能自由使用各种故事线做好准备。

实务的故事线

如上所述，故事线多种多样，但这里我想介绍4种商务文书中经常用到的、具体的类型。

一、自上而下型

第2章“开头案例的修正”很典型，忠于金字塔式，先说出结论，接下来再阐明依据和进行论述(图表4-1)，大多会在最后以追加得分的方式再次提出结论。读者如果是像经营者一样具有时间观念的人、具有一定的背景，这种方式非常有效。

图表4-1 自上而下型

从书写人的角度来看，因为原封不动地移植了金字塔形状，所以这种写作方式考虑文章结构的压力较小。另外，采用这种风格，很多时候会使用绪论来进行简单讲述。

例：业务出售提案。

绪论：X业务的存在方式有问题。

↓

结论：应该出售X业务。

↓

理由1：看不到X业务的未来发展。

理由1的依据1：无法向海外发展，接下来市场因少子高龄化的影响等不断缩小。

理由1的依据2……

↓

理由2：出售X业务对全公司影响小。

理由2的依据1： X业务不是公司的主营业务，和其他业务的协作少。

理由2的依据2……

↓

理由3：可以回避裁员等伤筋动骨的问题。

↓

理由3的依据1：已暗中接触能接收全部员工的购买方。