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第4章 符合目的结构、风格(2 / 3)

理由3的依据2……

结论(再确认):应该出售X业务。

二、解决问题型

指出问题、分析原因的基础上提出应该采取的解决方法。首先抓住读者关心的要点、引起兴趣,条理清晰地分析原因之后再提出解决方式,增强说服力。过程非常明确,所以在读者有时间的情况下会非常有效(图表4-2)。

例:面向财务咨询公司的意向客户的文书。

提出问题:贵公司不采用PDCA,解决问题时会陷入被动。

分析原因:贵公司的管理职位虽实行了听证会制度,但仍停留在旧式的KPI(关键绩效指标)的测定上,并没有根据各业务的特性来设定、测定和报告具有差异化的KPI。换言之,并没有实行经营状况“可视化”。

提出解决方法:在设定、测定、报告与贵公司各业务特性相符合的KPI之外,应该迅速和解决问题相连接。

行动:我公司在这样的财务管理、经营制度改革的咨询上有丰富经验,望采纳。

图表 4-2 解决问题型

另外,这样的故事线,也容易应用到商学院等用到的事例研究法报告中。这是因为,事例研究法在商务中(特别是解决问题的情况下)的大多数情况里都能集中到两个问题上。

·问题是什么?为什么会出现问题?

·怎样对行动计划进行描述?

三、起承转合(序破急)型

这种方法论是对现状表示某种程度的同意的基础上,提出依据、表达想表达的信息,最后再进行总结。起承转合原本是汉诗、散文、短篇小说等用到的故事线,加上变化,慢慢营造高涨的情感。(图表4-3)

而且,在突然写出结论会破坏读者心情的文章中(如劝读者从热爱的事业中退出,对客户来说是刺耳的劝告等),以及需要读者认清现状、扫平外围时非常有效。

“序破急”中“序”相当于“起承”,和起承转合相比,这种形式更急于得出结论。与此相反,也有应该称为“起承转合”的更加凝练的结构。这是指在本论部分加上起伏,重复几次达到固定在对方头脑中的效果。

另外,即使顺序上有起承转合,如果想重新建立结构,整体来说第2章中介绍的金字塔式更为理想。

图表4-3 起承转(序破急)型

例:关于事业A的对策。

起:事业A停滞不前。

承:与此相关联,引起×××的问题,担心对其他事业产生恶劣影响。

转:但是竞争对手B公司×××的投入获得了成功。另外,市场上发出了以下声音。

合:关于A事业,这样下去会逐渐恶化。一旦忘记了之前的做法,难道不应该快速实行下述对策吗?

四、故事型

“这是因为……”的句式不是要展示理由,而是认真解说能唤起读者想象的故事、刺激人们积极而生动的感觉时使用的方法。

故事比较容易加入讲述人强烈的感情和思想,借助相互增强的效果会更容易使对方动情。另外人们确实习惯用故事来记忆相关联的事情,所以如果能写出好的故事,则会转化成读者的长期记忆,更容易使人付诸行动(并且也更容易向别人解说)。

实际上,即使使用“×××概括。理由1、理由2、理由3、理由4……”或者“×××概括。对策1、对策2、对策3、对策4……”进行说明,人们依然会出乎意料地忘记。尤其是理由和对策在4个以上的时候,这种现象更明显。相比之下,故事不独立的个别事件,而是流畅的、相关联的表达,所以整体来看会更容易留在记忆中。

顺便说一下,柏琴在《打动人的50个故事》中使用了以下8个结构要素来表达故事的书写格式。

现状:我们和主人公一体化。

契机:发生了什么事、不再维持现状。

探求之旅:应对课题。

惊讶:找出压力和威胁的真正原因。

重大选择:因为夹板状态而左右为难。

高潮:决断、选择。

方向转换:决断的结果引起变化。

解决:方向转换成功。

将使用金字塔结构来思考的事情,放到满足以上所有8点的故事结构中绝非易事。但是,想给更多人留下强烈印象时,最好还是大胆挑战一下吧。

另外,也可以只将需要留下记忆的部分写成故事,而非整篇文章。

例:新战略的说明。

结论:今后,我们要按照×××战略来运营项目。

故事:如果实行了这个战略,顾客会出现×××一样的反应。对此,我们要实行×××,这将进一步带来×××的效果。这将更进一步……而且最后,会达到×××的理想,大家一起走向幸福。

结论(再):实现这样的事情,以长期的竞争力维护和组织激活为目标。

五、故事线的例子

这里将从故事线的观点来看一个例子。这是笔者在自己公司的线上杂志(读者群主要是关注经营的中层)上写的2000字左右的专栏。目的是通过实例让大家感觉到经营理念对员工动力的冲击,让大家将其作为参考。而且,因为这个专栏是连载,所以还有一个目的是让法人、顾客、社会名流们知道我们重视经营理念。在这个意义上,不是迫使大家直接采取短期行动的文章,而是“迟效型”文章,希望大家能当一个参考。

这篇文章是专栏,并非一定要明确提示一个主张,所以并非自上而下型的故事线,而是以起承转合为基础的应用篇。写得更具体些就是:

序文→起→承→小转→大转→(稍微补充的事例)→合→总结。

采用了图表4-4的形式,这篇文章刚刚2000字,所以可以判断这种故事线容易阅读。重点是在灵活使用小标题的基础上,一定程度地跟随了读者的期待:“之后该写这样的内容了吧?”同时,中间有所起伏,并想办法让读者一直读到最后。

个别部分的结构、顺序

前面讲到了整体结构这一巨大的话题,但关于并列要素的细节部分(战略的内容,组织的内容,流程、操作),需要我们思考用什么顺序来写更容易读懂。

图表4-4 “公文研究所”的故事线

这里的要点是怎么做才能顺着期待自然地引导读者思考、意识到是否要读下文。以下是具有代表性的结构、顺序的例子。

一、顺应结构

这个方法适用于当各个要素的重要程度没有太大区别的情况。

比如,解说市场4P的时候,从需要在自己公司内部完成的主题产品、价格开始,到介入者的宣传,以及和顾客交易的流通,很多人都会按照这样的顺序展开论述。

如果要阐述不同地区的营业状况,从东边开始按照顺序是北海道分公司、东北分公司、关东分公司……或者从西边开始按照顺序是九州分公司、四国分公司……这样展开论述的例子也不在少数。

像优点→缺点、强项→弱项一样,一般会按照喜欢的事情→不喜欢的事情的顺序展开论述,不同情况下,也可以按照不喜欢的事情→喜欢的事情的顺序。