第2章 主张要有说服力（1 / 3）

《逻辑思维》reference_book_ids":[7152086934393719822,7088251795482364958]},{"annotation_type":"0pos_info_v2":{"end_container_index":54,"end_element_index":0,"end_element_offset":36,"start_container_index":54,"start_element_index":0,"start_element_offset":29},"quote_content":"《金字塔原理》reference_book_ids":[7109046350305561636]}]},"author_speak":"code":0,"compress_status":1,"content":"　　要点

大部分商务文书都需要有明确的主张。主张明确且能清晰表达其根据的工具之一就是金字塔结构。

案例

中野惠子就职于中型消费品制造公司。原本她在营业部门，但今年春天，因本人意愿而转职到事业企划部。

干劲十足的中野，也有所担心。在此之前，中野一直属于“思考之前身先行，用脚挣钱”的类型，从未慢慢地思考过事情。即使如此，天生的行动力和待人接物的良好态度，总会发挥一定的作用。

另外，中野一直不擅长写作。这也是因为从中学的几年时间，由于父母的工作原因，她曾一直居住在其他国家。短篇的邮件等还没什么问题，但报告等长篇文章，就常常因为日语不好而难以成文。

虽说如此，到了企划部，如果不能认真思考事情、不能写通俗易懂的文章则举步维艰。对于这样的中野，上司齐藤刚开始给她的工作是关于近年来新商品的简单前期调查。齐藤已有了自己的想法，但他的目的是想让中野了解一些现场的状况，再以此为基础认清解决问题的方向性。

中野一边遵循着齐藤的“带着自己的想法举行听证会”的指导，一边到现场进行各种听证。有时也和在竞争企业工作的朋友一起吃饭，委婉地收集信息。

收集到这类信息，但总结到报告中时，中野又犯难了。

“虽然数据都很清楚了，自己却不知道怎么写、写什么。怎么办呢？我倒是明白这是结构的问题，所以先用邮件发给齐藤吧。之后，再一起报告已经了解的事实。因为这是齐藤的事情，所以我想说什么他应该能明白吧……”

于是，中野写了以下邮件：

看到这封邮件，齐藤会想：“哎呀哎呀，乍一看倒没什么不好，我也承认这个步骤分得还不错，但不好好磨炼下可不行啊。首先，以发现的事实为基础，好像要先教她一些方法来讲出有说服力的主张。”

解说

很多为“不会写文章”而烦恼的人都是原本就不知道写什么才好的人，但实际上，很多商务文书都已经确定了必须写的要点，即已经确定了自己的主张。比如，关于某一案件（事业退出等）是赞成还是反对、希望对方采取什么行动，这样的主张。而且，写文章的目的就是正确地表达这一主张，促使其产生同感、付诸行动。

难的不仅仅是明确地论述意见和主张，同时还必须展示出其根据。比如，应对顾客的索赔，督促、仰仗上司裁决的事件等，如果自己的主张不够明确，而且其根据也不清晰，就不可能获得对方的理解和接受，不可能让对方按照我们所希望的那样付诸行动。如上所述，人是“追求解说的动物”。

反过来说，如果能清晰地建立“之所以有这样的事情，是因为……”这样的骨架，无论是谁都能写出具有一定说服力的文章，为此可用到的工具就是后面将要论述的金字塔结构。在咨询公司里，写作时当然要广泛使用上一段内容中论述的方法。

本章以金字塔结构为基础，以第1章中论述的“抓住目的”为前提，来讲述明确传达主张的关键点，主要有以下4个。

·明确最终要表达什么。

·支持主张的逻辑要清晰。

·主张要基于事实。

·涌现出具体的想象。

其中，第1点指最后作为文章整体的what（想说什么）是明确的。第2点和第3点的意思是why（为什么）是清晰的。

最后一点的意思是指示事项和做法how（怎么做）是明确的、确实地传达给了读者。在咨询界，罗列出这些信息被称为完整的信息。（图表2-1）

图表 2-1 完整的信息

明确最终想表达什么

这是理所当然的事情，如果文章最后无法明确想表达什么，在商务写作中则是不合格的。

文学，特别是简短诗歌，有的就需要向读者解释，但因为这种解释有多样性，并不能说具有醍醐灌顶的效果。商务写作的目的是最终能驱动他人、获得想要的结果，考虑到这一点，如果不能明确最想表达的内容，则让人难以接受。来看看下面的文章是否明确了想表达的内容。

邮件中所写的只是希望对方推荐关于管理的好书，但收到这封邮件的人大概会感到困惑吧。最后，期待读者“做什么”“要达到什么目标”并不明确。

不仅没有明确地说明是要自己学习还是必须介绍给公司内部的人，或者是用于研修，而且没有明确说明为什么分为两种类型。如果不明确这些就发给对方的话，将无法表达自己的目的，读者采取的行动也会和写作者所期待的不同。

以上的案例，如果按照下面这样写，表达的内容会更加明确，可以说作为商务文书就没有问题了。

支持自己主张的逻辑性要清晰

想表达的内容简单、没有很大影响的时候，不必啰唆地写出理由，只要用简单的文章表达出要点即可。但是，随着事情变得越来越复杂，读者很难马上理解其内容，若事情重要性的增加（比如：大额资金申请、全公司的制度变更提案等），就需要用有说服力的阐述来说明为什么自己会那样想。如果不这么做，会因为没有说服力而无法提高读者的动力。个人会做出随意的判断，团队会分崩离析、各自为政。

为了避开这种情况，必须通过书写具有逻辑性的文章来增强说服力。但是这很难做到。

比如，本章开头列举的中野的邮件，读到这封邮件，很少有人能在头脑中明确地联想到邮件想表达的内容以及其依据。邮件的开头确实写了像是主张的内容，也分条列举了很多信息，但是，让人看不懂之间的联系，结构条理并不清晰。另外，开头的主张也没有具体的提案，所以最后也只能让大家疑惑“这是什么”。

也就是说，严格来说这封邮件的主张并不明确，只是一条一条列举出未加整理的信息而已，除此之外毫无意义（幸好中野本人也认识到了这一点）。

然而，在实际的商业现场，发送这种“不知道在说什么的邮件”的情况并不少见。报告、企划书、广告策划案等，通过文章向别人表达自己的意见和主张时，会频繁地发生相同的情况。

而金字塔结构（金字塔型的逻辑结构）则可以帮助我们避开这种情况，让自己想要表达的内容（主张）依据结构清晰、更加通俗易懂。

这也是在重视逻辑性的咨询公司里被用于写作基础的结构。这是原麦肯锡公司的芭芭拉·明托所提倡的、研究出来的方法论。特别是表达了“应该……这是因为……”这个建议及其依据的文章中非常有效。

图表2-2中用图表展示了金字塔结构。

图表 2-2 金字塔结构的例子

最上面的“主要信息”就是主张，下面是应该称为“支持主张的支柱”的2~4个依据，再往下还有支持依据的各个细小依据，整体为金字塔一样的结构。

另外，完整的金字塔结构，无论看哪一层，上段都是对下段的回答。

也就是说，“这样主张，是因为依据A、依据B、依据C”和“依据A，是因为依据A-1、依据A-2、依据A-3”这样的关系在所有的部分“逻辑三角形”中均能成立。同样，从下段到上段是对“so what（所以什么）”的回答。“有依据A、依据B、依据C，所以可以说有这样的主张”“有依据A-1、依据A-2、依据A-3，所以可以说有依据A”这样的关系。

图表2-2用图表的形式表达其中的关系，如果结构清晰，再有效使用缩进和分条书写等，落实到文书上也没那么难。顺便说一下，把开头列举的中野的邮件用金字塔结构整理一下，落实成如下文章。开头的主要信息不是单单进行表面上的汇总，而是明确地提出建议。

但是，不一定要将图表2-2一样的立体结构内容原封不动地“平行转移”到文章中。逻辑结构可以采用金字塔结构，在文章表现中加入这里考虑到的要素，也可以总结为“起承转合”的结构形式。

另外，金字塔结构是为了书写主张和逻辑清晰的文章而使用的工具，请注意这一工具并不一定适合写留在内心的文章和驱动他人动情的文章。

如果这样写，先不说是否能立刻同意这个提案，但写作者的思考逻辑和有理有据的主张也会非常明确。当然也可能会出现反驳的观点，但这一议论也可能会成为有意义的内容。这就是用金字塔结构逻辑清晰地表达主张及依据的最大优点。