序章 商务写作中好文章的条件（1 / 3）

要点

商务写作中的好文章应具备以下4点：抓住目的、理解读者、有人读、内容明确。

案例

大野健三是中坚广告代理商Ultimate公司创意部的部长。最近，公司正在讨论一项新的尝试，即由公司承担包括手机使用费在内的全部费用并把手机借给员工，突然在全公司展开还需慎重，所以先在创意部进行实验，开始出借手机。

员工们非常高兴，但大野担心会发生令人担忧的情况。虽然只是有限的预测，但可以预见手机私用的比例会很高。另外，据说有的员工会在上班期间用手机玩游戏等等。

在Ultimate公司，原本是一人分发一台电脑，但电脑屏幕大，如果做私事的话会非常醒目。而且，网络管理部门一旦有所察觉也容易调查，所以对于私用大多数人都能做到自律。另外，手机携带方便，要查明用来做什么也耗费时间，所以自律的作用也不明显。

在这种情况下，大野想发邮件警告员工，于是先写下了下面这篇草稿。

夜深了，大野决定第二天再把邮件发出去，当天就这样离开了办公室。第二天早上，他重新阅读并再次构思了这封邮件的草稿，“就这样发出去这封鼓励告密的邮件，可能会招致别人的反感，自己的人格也会受到怀疑。‘采取一定的措施’，这样的话也有威胁的感觉。开头原本想写‘前些天’，却错写成了‘前辈[1]’，真是不像话，‘使用’原本要写‘私用’……昨天没把邮件发出去，真是太好了，还得好好地改一改。是因为情绪太激动了吗？文章还有其他晦涩难懂的地方啊。”

大野想把邮件发出去的时候，还是觉得有不妥当的地方。想传达的信息和之前的邮件相比，这封邮件表达得更清晰。但是，现实中怎么才能区分出来私用和工作用呢？从创意部的工作性质来看，看上去像是在玩的事情，很多也和工作密不可分，如果逐一加以判断，明显会无端地增加管理成本。以此推断，员工可能会想“怎么也不能做这样的事吧”。大野又一次拧紧了眉头。

“自己到底要怎么写才好呢？”

解说

商务中，好文章的条件是什么？当然，虽然概括来说是“商务文章”，但还有小说结构的读物、书籍、报告、商务邮件、专栏、博客、社交媒体上的文章等等各种形式，在这里不再做特别解释。本章将在考虑到商务文书中占据重要地位的电子邮件、主页、博客文章、追求文章篇幅的商务报告（比如调查报告和提案文书）等的前提下展开讨论。

另外，想着没什么人会用笔在稿纸上竖着书写文字，基本上都是用文档和邮箱，或者以此为基础用软件制成电子文书。所以，本书中基本上都是以横着写的文章为前提条件。

而且，本书中有些地方会用“文章”这一表达方式，以及“文书”或者“句子”这类词汇。多数情况下，“文章”表示的是写下的内容和整个事件，“文书”表示的是书籍和邮件等作为“形”的完成，“句子”表示的是一个一个的句子（句号到句号之间），但并非100%机械地分开使用。我会根据行文脉络，使用更自然恰当的表达，敬请谅解。

下面，将按照图表序-1中展示的好文章条件的顺序加以说明。

图表 序-1 商务写作中的好文章具备的条件

抓住目的

写作的一个大前提就是必须抓住目的，这也是思考问题的基础。

所谓抓住目的是指，要把握住通过这篇文章想让读者采取什么行动、想给读者什么影响。

如果是刊登了新型宣传活动通知的电子邮件杂志，目的就是“想有效利用这次宣传活动”，并且希望读者能借此点开链接网站等，能立刻利用这次活动。如果是杂志和报纸上刊登的广告文稿，目的就是读者能阅读正文中的说明部分，能关心这个产品、服务。

如果是想表达自己思想的专栏和博客，目的大概是想读者能认真读到最后，能多多少少理解自己的思考方式吧。如果想通过这个方式来安排工作，就需要表达出符合“如果把工作交给这个人，应该会认真完成工作吧”这种期待的知识、思考方式、清晰的立场。

如果是邮件，绝对条件就是包含应该传达的正确内容、确切地向读者表达要传达的内容、保证工作顺利开展。

当然，世上也有个人以非公开形式发表的博客、日记等，但商务写作中的文章基本上都以促使他人采取行动、给他人带去影响为目的，可以说没有这种目的的文章极为稀少。也就是说，在商务写作中，在准确地抓住目的的基础上，能有效地发挥目的作用是绝对的必要条件。无论是多么优美的文章，只要脱离了目的、无法达到目的，就不能说是好文章。

经常有人认为写作这一行为本身就是目的，无论本来的目的是什么，只要完成“写出文章”这一行为便达到目的，这也是我们最应该避开的陷阱之一。

通过简单的例文来看一下。以下邮件的难点是什么？

从这个例文中，我们能了解到佐藤想见一次面，但不知道见面的目的是什么，所以作为读者的池田会感到疑惑不解，是单纯想见面聊一聊，还是采访，又或者是想让其代笔。

想着想着，池田先生可能怀疑为什么要找我。池田大概会发邮件问一问吧，但不特意发送提问邮件也是面向外部相关人士的基本原则。

这次是熟人介绍，所以池田大概不会胡乱处理，但繁忙时、心情不好时，这封邮件本身可能会被无视、排到其他事情后面，甚至可能会被忘掉（这一点也关系到下面要说的“理解读者”）。

对于这个例文，如果像下面这样写，大概就能明确自己想说什么（希望对方做什么），也能抓住写作的目的了。

（按严密的标记规则，段落开头和换行后应该缩进，但邮件和博客的文书中，换行较多，不缩进的写法已被广泛普及。使用起头语的邮件和上述例文中都使用了这一形式。之后，邮件和博客等的例文中大多也会采用这一体裁。）

当然，即便如此也会有不明白的地方（比如：什么水平的读者群、过去的主题是什么、礼金有多少等），读者可能想问，却往往会在实际接触之后才问出来。因为不会有“到底是什么呢”的感觉，所以大概也不是什么大问题。