序章 商务写作中好文章的条件（2 / 3）

另外，如果刚开始就啰唆地写封冗长的邮件，相反也可能无法正确地向对方表达自己的意图，所以最初的邮件正文也是这样在平衡性上平淡无奇（当然，还有一个方法是在附件中添加详细资料）。让读者看到，礼貌而简洁地写出来，这种情况下已经有效地达成目的了。

在开篇的例文中，大野在写完邮件二后，也为如何达成目的而苦苦思索“为什么要发这封邮件”。加上“抓住目的”这一点，考虑到接下来要说明的“理解读者”“有人读”“内容充实”，本章的最后会写出改良后的邮件例文。

理解读者

在以抓住目的为大前提的基础上，还必须具备理解读者这一条件。因为不在意读者是谁、关心什么、什么时候读这篇文章，自然无法有效地达到目的。

比如，如果是以一般消费者为对象进行销售的产品说明，使用过于难懂的技术专业术语自然会难以表达出合适的内容，也难以促成销售。在这样的案例中，希望大家能尽量最小范围地使用技术性说明，从用户的角度写一写最终能带来什么便利、与其他公司的产品以及之前的产品有什么差别。

或者，读者非常忙碌，即便是几十页简洁易懂的报告，很可能也只会被原封不动地放在桌子上睡大觉。至少要花时间在第1页的开头写上摘要（总结全部内容的文书）等等。

详细情况会在本书后面写到，但现在想大家特别注意的是读者的感情状况。如果文章只是有条理、整齐有序，并不算能明确表达内容的好文章。能撼动人心的文章中有不少是晓之以理动之以情的，希望大家能以读者的感情状况为基础，写出能有效达到目的的文章。

本书的邮件例文一，就没有考虑到读者的感情，而是完全以自己为中心，邮件例文二中改善了这一点，但我想说的是这封邮件并没有完全理解作为读者的创意部员工所关心的事情，以及他们的感情。

有人读

虽容易被忘记，但文章并不是书写了优质内容就结束的。这篇文章更需要“有人读”，换一种说法就是“为什么而读文章”。

比如上司发来的邮件，自然不会有人无视它，所以不用特别考虑这样的要素。也就是说，仅仅因为是上司发来的邮件，便发挥了必须读的强制力而不得不读。来自顾客的邮件、工作中接到阅读指示的书籍等等也是如此。

但是，能具备这种强制力的商务文章却出乎意料地少。当然，近年来，很多商务人士应该读过不少没有这种强制力的文章，比如电子邮件杂志、博客、网页通知、社交媒体的信息。

对于刊登在这些媒体上的文章，读者原本并没有阅读的“义务”，特别是现在的信息量倍增，社会上文章泛滥。在这样的现状下，能让读者感兴趣就已经实属难得。可以说兴趣和在上面花费的时间、精力才是最大的稀缺资源，现代的商业场合中，这具有非常重要的意义。

再重申一次，大多数文章在书写的时候需要以“读者没有义务读这篇文章”为前提。

那么，“因为什么读文章”中的“什么”具体指什么？在这里，将以电子邮件杂志为例展开思考。虽然每个人都会收到邮件，但被选择“不读”却是大多文章的命运。

“有人读”的要点之一和书籍等一样，是写作者的知名度。如果写作者是著名的经营者、社会名流、平日里就为大家提供有用信息并具有高知名度的人，只这一个原因，电子邮件杂志就很可能会被打开并阅读。

但是，如果是尚未达到这一水平的普通人、企业的电子邮件杂志负责人，为了文章有人读就需要下一番功夫。比如，写一个“感觉有用”的标题，瞬间打动人心、让人感到意外的标题。为了引起读者的关心、兴趣，在文章的开头上悉心钻研也是要素之一。无论哪一个，都需要能让读者想读的引子。

广告文案界的大师约瑟夫·休格曼说“文稿第1行最大的目的是让人读第2行，第2行最大的目的是让人读第3行往下的内容”。我认为，电子邮件杂志等文章也应该运用这样的思考方式。

开篇的案例中，因为大野站在了部长的位子上，基本上所有的员工无论是否同意也都会阅读邮件吧。但是，也可以好好思考一下如何能让标题不太单调，如何让大家更认真地阅读邮件。

另外，本书在第1章，结合“抓住目的”“理解读者”来解释了“有人读”这一要点。

内容充实

本书将从以下4点展开论述：

·主张明确，更具说服力。

·留下印象。

·符合目的的结构、风格。

·文章通俗易懂、读起来无压力。

一、主张明确，更具说服力

首先，重中之重是明确自己的主张是什么。如果是招募评论员的公告邮件，主张自然是“做评论员有一定的好处，所以请一定参加”，如果是网站主页上的人才招募公告，就变成了“我们需要这样的人才。如果有满足条件的人，加入我公司将会积累更好的经验，令人愉悦”。

博客等接近散文的文章，不一定会存在一个主要信息，但是，如果在最后也无法总结2~3个想要表达的要点，就失去了商务文书的资格。

不仅要主张明确，还需要具有说服力。比如，来自员工的“即使收费也可以，希望能在公司内部设立托儿所”无论有多么明确，如果支持这一主张的证据不够强大，就很可能不会得到公司的支持。比如，“大家高兴，请帮忙想办法提供场地”，这样说不可能打动公司。

重点是证据要基于事实，逻辑开展也要坚不可摧。比如，关于上面的新政策，“有紧急情况时可以照顾孩子等等，好处很多，具有充分实现这一政策的资源，成本核算上也没有问题。具有PR效果、能有效地聘用以及留住优秀女性员工。另一方面，基本没有坏处，预定成本也完全可以应对”，如果能表达出这样具有逻辑性、事实明确的证据，文章的说服力即读者的接受度会非常高。