第8章 商务商贸公文的起草格式及范例（1 / 3）

第1节意向书的起草格式及范例第2节协议书的起草格式及范例第3节致歉函范例

第4节单确认函范例

第5节商请客户为文推荐函范例第5节邀请客户参展函范例

第1节意向书的起草格式及范例一、意向书的含义

意向书是双方或多方就某一问题在进入实质性谈判之前进行初步接触后所形成的带有原则性、方向性意见的文件。

二、意向书的起草格式

1.标题

标题由事由+文种组成，或者是由机关单位+文种组成，有的意向书标题只写明文种。

2.意向书签订双方的名称

名称要写全称，有的为了叙述方便也可以分别确定为甲方、乙方或丙方。

3.正文

要写明双方或多方达成协议的各个事项，如合作的项目、合作的方式、合作的程序、双方的义务等等。

4.落款和日期

签订意向书的机关名称和负责人姓名，或签名盖章。最后在落款下面注明日期，年、月、日。

三、范例

[范例1]

意向

××厂（甲方）××××公司（乙方）双方于×年×月×日在×地，对建立合资企业事宜进行了初步协商，达成意向如下：一、甲乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为××有限公司。建设期为×年，即从×年～×年全部建成。

双方意向书签订后，即向各方有关上级申请批准，批准的时限为×个月，即×年×月×日一×年×月×日完成。然后由×××厂办理合资企业开业申请。

二、总投资×万元人民币，（折×万美元）。××部分投资×万（折×万美元）；××部分投资×万元（折×万美元）。

甲方投资×万元（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；乙方投资×万元（以折美元投入，购买设备）。

三、利润分配：各方按投资比例或协商比例分配。

四、合资企业生产能力：……五、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。

六、合资年限为×年，即×年×月～×年×月。

七、合资企业其他事宜按《中外合资法》有关规定执行。

八、双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。

本意向书一式两份。作为备忘录，各执一份备查。

××厂（甲方）××××公司（乙方）代表：代表：×年×月×日

[范例2]

中职类校企培训合作意向书甲方：苏州工业园区劳务服务有限公司地址：苏州工业园区星海街198号星海大厦联系电话：××××××传真：××××××乙方：地址：联系电话：：××××××传真：：××××××为了提高毕业生的素质和能力，增强就业求职的竞争力，甲乙双方经友好协商，本着诚信合作，资源共享，优势互补的原则，就职业培训合作签订意向书如下：1.甲方将职业培训课程、内容（见附件），无偿提供给乙方作参考。如乙方学生毕业实习时，苏州工业园区外资企业（客户公司）有招聘需求，则乙方在安排学生毕业实习前，专门针对客户公司的需求，在甲方的协助、配合下，对学生进行为期15天至30天的职业素质和技能强化培训，争取录用合格率达到90%以上，使乙方的学历教育与企业的需求更好地相结合。

2.甲方的培训课程和内容，是甲方与客户公司在毕业生培训的合作中开发和积累起来的，希望甲乙双方在合作中，保持密切沟通，根据客户公司需求的不断变化而及时调整培训课程和内容，不断地提高、完善，力争形成较完整、且有鲜明特色的培训教材，并作为甲乙双方的共同知识产权，未经协商沟通，任何一方均不得向第三方公开或转让。

3.甲方根据园区客户公司的要求，将定期对乙方的培训进行评估，并提出改进建议，确保培训的效果。

4.如上述合作取得成效，并受到客户公司的认可，可考虑甲方、乙方和客户公司三方联合办学方式，为该公司定向招收学生，学制三年。由乙方编制专门的教学培训计划，甲方和客户公司共同协助乙方的教学，并进行评估。

5.根据客户公司的要求，甲方及时向乙方提出改进意见和措施，确保95%的学生培训合格，并被客户公司录用，使合作三方达到三赢的最佳效果。

6.条件和时机成熟时，甲方建议客户公司为乙方设立奖学金，以提高客户公司和学校的凝聚力，以及学生对客户公司的认同和归属感。

7.学生在客户公司实习期间，甲乙双方均有义务协助客户公司管理好学生的实习工作和日常生活，确保学生的稳定性，使客户公司对甲乙双方均认可、满意。

8.本协议一式两份。自签订之日起生效。未尽事宜，由双方另行协商。

甲方：乙方：

代表签字：代表签字：

日期：日期：

附件：略

（摘自中国互联网）

第2节办议书的起草格式及范例一、协议书的含义

协议书是国家地区政府政党团体企事业单位或个人，对某一重要问题或事项，经过谈判协商达成一致意见后，共同订立的具有经济或其他关系的契约性文书。

协议书有协作协议书、工程协议书、企业财产保险协议书、使用合同工协议书、经济技术协作协议书等。

二、协议书的起草格式

1.标题

协议书的标题由协议书性质的名称和文种构成。有的标题也可以用签订协议的双方单位名称、事由和文种构成。

2.名称

写明签订协议的单位及其代表名称，或直接参与协议事项的执行者或当事人的姓名、性别、年龄、职务和相互关系等。签订单位名称列在协议书名称之下，也有的不单独列出，而是放在首段中。为了行文简便，又将签订协议各方称为“甲方”、“乙方”和“丙方”等。

3.正文

要用序号标明前后顺序，如签订协议书的原因、目的和商定的具体内容。

具体内容涉及各方单位名称的，一般用代称，如“甲方”、“乙方”。内容中涉及的有关责任、义务、事项执行过程、特定要求和实施方式等都应较详尽准确地标明，以免事后造成麻烦，给某一方带来利益上的损失。

4.结尾

要写明执行要求及对协议书本身的说明，要写明协议书的书面形式、份数、保存人或单位、有效期限、违约责任等。

5.落款

写明单位全称和代表签名。代表人也可是当事者、见证人、中介入等，要加盖公章、私章。

6.日期

在落款下面注明达成协议的年、月、日。

三、范例[范例1]

销售代理协议合同号：

日期：

为在平等互利的基础上发展贸易，有关方按下列条件签订本协议：1.订约人

供货人（以下称甲方）：

销售代理人（以下称乙方）：甲方委托乙方为销售代理人，推销下列商品。

2.商品名称及数量或金额双方约定，乙方在协议有效期内，销售不少于××的商品。

3.经销地区

只限在××市。

4.订单的确认

本协议所规定商品的数量、价格及装运条件等，应在每笔交易中确认，其细目应在双方签订的销售协议书中作出规定。

5.付款

订单确认之后，乙方须按照有关确认书所规定的时间开立以甲方为受益人的保兑的、不可撤销的即期信用证。乙方开出信用证后，应立即通知甲方，以便甲方准备交货。

6.佣金

在本协议期满时，若乙方完成了第二款所规定的数额，甲方应按装运货物所收到的发票累计总金额付给乙方×%的佣金。

7.市场情况报告

乙方每3个月向甲方提供一次有关当时市场情况和用户意见的详细报告。

同时，乙方应随时向甲方提供其他供应商的类似商品样品及其价格、销售情况和广告资料。

8.宣传广告费用

在本协议有效期内，乙方在上述经销地区所做广告宣传的一切费用，由乙方自理。乙方须事先向甲方提供宣传广告的图案及文字说明，由甲方审阅同意。

9.协议有效期

本协议经双方签字后生效，有效期为××天，自××××年××月××日至××××年××月××日。若一方希望延长本协议，则须在本协议期满前1个月书面通知另一方，经双方协商决定。

若协议一方未履行协议条款，另一方有权终止协议。

10.仲裁在履行协议过程中，如产生争议，双方应友好协商解决。若通过友好协商达不成协议，则提交中国国际贸易促进委员会对外贸易仲裁委员会，根据该会仲裁程序暂行规定进行仲裁。该委员会的决定是终局的，对双方均具有约束力。

仲裁费用，除另有规定外，由败诉一方负担。

11.其他条款

（1）甲方不得向经销地区其他买主供应本协议所规定的商品。如有询价，应转达给乙方洽办。若有买主希望从甲方直接订购，甲方可以供货，但甲方须将有关销售确认书副本寄给乙方，并按所达成交易的发票金额给予乙方×%的，佣金。

（2）若乙方在×月内未能向甲方提供至少××订货，甲方不承担本协议的义务。

（3）对双方政府间的贸易，甲方有权按其政府的授权进行有关的直接贸易，而不受本协议约束。乙方不得干涉此种直接贸易，也无权向甲方提出任何补偿或佣金要求。

（4）本协议受签约双方所签订的销售确认条款的制约。

本协议于××××年××月××日在××市签订，正本两份，甲乙双方各执一份。

甲方：乙方：

（签字）（签字）[范例2]

独家代理协议本协议于××××年××月××日在中国××市由有关双方在平等互利基础上达成，按双方同意的下列条件发展业务关系：1.协议双方甲方：××实业有限公司地址：中国××市××路××号电话：××××××××传真：××××××××乙方：××贸易有限公司地址：新加坡××街××号电话：××××××××传真：××××××××2.委任甲方指定乙方为其独家代理，为第三条所列商品从第四条所列区域的顾客中招揽订单，乙方接受上述委任。

3.代理商品

“××”牌洗衣机。

4.代理区域

仅限于新加坡5.最低业务量

乙方同意，在本协议有效期内从上述代理区域内的顾客处招揽上述商品的订单价值不低于10万美元。

6.价格与支付

每一笔交易的货物价格应由乙方与买主通过谈判确定，并须经甲方最后确认。

付款使用保兑的、不可撤销的信用证，由买方开出，以甲方为受益人。信用证须在装运日期前15天到达甲方。

7.独家代理权基于本协议授予的独家代理权，甲方不得直接或间接地通过乙方以外的渠道向新加坡顾客销售或出口第三条所列商品，乙方不得在新加坡经销、分销或促销与上述商品相竞争或类似的产品，也不得招揽或接受以到新加坡以外地区销售为目的的订单。在本协议有效期内，甲方应将其收到的来自新加坡其他商家的有关代理产品的询价或订单转交给乙方。

8.商情报告

为使甲方充分了解现行市场情况，乙方至少每季度一次或在必要时随时向甲方提供市场报告，内容包括与本协议代理商品的进口与销售有关的地方规章的变动、当地市场发展趋势以及买方对甲方按协议供应的货物的品质、包装、价格等方面的意见。乙方还承担向甲方提供其他供应商类似商品的报价和广告资料。

9.广告及费用

乙方负担本协议有效期内在新加坡销售代理商品做广告宣传的一切费用，并向甲方提交所用于广告的声像资料，供甲方事先核准。

10.佣金

对乙方直接获取并经甲方确认接受的订单，甲方按净发票售价向乙方支付5%的佣金。佣金在甲方收到每笔订单的全部货款后才予支付。

11.政府部门间的交易

在甲乙双方政府部门之间达成的交易不受本协议条款的限制，此类交易的金额也不应计入第五条规定的最低业务量。

12.工业产权

在本协议有效期内，为销售有关洗衣机，乙方可以使用甲方拥有的商标，并承认使用于或包含于洗衣机中的任何专利商标、版权或其他工业产权为甲方独家拥有。一旦发现侵权，乙方应立即通知甲方并协助甲方采取措施保护甲方权益。

13.协议有效期

本协议经有关双方如期签署后生效，有效期为1年，从××××年××月××日至××××年××月××日。除非作出相应通知，本协议期满后将延长12个月。

14.协议的终止在本协议有效期内，如果一方被发现违背协议条款，另一方有权终止协议。

15.不可抗力

由于水灾、火灾、地震、干旱、战争或协议一方无法预见、控制、避免和克服的其他事件导致不能或暂时不能全部或部分履行本协议，该方不负责任。

但是，受不可抗力事件影响的一方须尽快将发生的事件通知另一方，并在不可抗力事件发生15天内将有关机构出具的不可抗力事件的证明寄交对方。

16.仲裁

因履行本协议所发生的一切争议应通过友好协商解决。如协商不能解决争议，则应将争议提交中国国际经济贸易仲裁委员会（北京），依据其仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方都有约束力。

甲方：××实业有限公司乙方：××贸易有限公司（签字）（签字）（摘自公文写作网）

第3节玫歉函范例

[范例]

尊敬的×××先生：

您在10月5日所订制的30件工作服已经在今天快递寄出，您应该本周四就可以收到。

当我调查原始的送货记录时，发现您的工作服被送到另一家公司，真是十分讶异。这样的错误实在很难解释，我能找到的惟一借口是我们公司这个月雇用了部分的兼职库房员工来暂代休假的全职人员。

×××先生，我希望这次的紧急快递能稍稍减轻我们所带给您的不便。请让我知道后续的一切是否顺利。如果因为敝公司的办事不力而让您受到处分，我们真不知道该如何自处。

诚挚问候

××××××年××月××日（中国企业网）

第4节订单确认函范例

[范例]

主题：贵公司123456号订单确认函尊敬的×××女士先生：

我很高兴能代表××公司向您报告，贵公司123456号订单所有的制作细节规划已经完成了。

随信附上产品编号3531、3532、3533及3534订单的确认书。正如确认书上注明的，您的第一批货品预计将在××月××日装上货车出发。进一步交货的详细时间在确定以后，会由我们货运部门的李女士亲自与您联络。依照您的指示，在第一批货品交运以后，后续的送货将以每次30天的间隔进行。