第4章 文秘写作需了解的基本公文格式（1 / 3）

第1节什么是公文版式

第2节公文撰稿要求什么

第3节公文印刷有哪要求

第4节什么是公文格式

第5节公文书面格式包括什么

第6节如何确定公文成文日期

第1节什么是公文版式

版式系指公文的版头形式。版头用套红大字将发文机关名称居中标印于公文首页上端。党的机关公文的版式称为“版头”，行政公文的版式称为“发文机关标识”。国家机关公文的版头一般由发文机关（作者）名称加“文件”二字组成（见例一）；中国共产党各级领导机关的版头主要有四种形式：一是由制发机关加“文件”二字组成，此种版式主要用于发布、传达贯彻党的方针、政策和作出重要的工作部署，转发上级机关的文件，批转下属地区或部门的重要报告、请示等（见例二）。

二是由制发机关名称加括弧标注文种组成，如《中国共产党××××委员会（x×）》。此种版式主要用于通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级报告、请示工作等（见例三）。

三是《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》。

此种版式用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。

四是《中共××部文件》、《中共××部（××）》。此种版式用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。

例一

××省××县人民政府文件

×政发[2007]8号

关于×××××××的通知

各乡、镇政府、县属各委、办、局：县政府同意×××××××××××××××××××××××××××。

（印章）

二OO八年三月一日

例二

中共××市委文件

×党发[2007]10号

关于×××××××的通知各区、县、局党委，市委各部、委、办：市委同意××××××××××××××××××××××。

中共××市委员会

二OO八年一月八日

例三

中共××市委员会（报告）

×党发[2007]10号

关于×××××××的报告

省委：

现将×××××××××××××××××××××。

中共××市委

二OO八年一月八日

值得注意的是，例三版头后面的括弧内是来标示公文文种名称的，而不是用以标注部门（如组织部、宣传部、统战部等）名称的。

第2节公文拟稿的要求是什么

公文拟稿就是指公文文件的起草，这是一项具有很强思想性、政策性的工作。它的内容要符合国家的法律、法规及其他有关规定，拟稿人应主动查询有关法律法规，查阅过去办理的相关文件，做好衔接。具体来讲，公文的拟稿要注意以下几方面内容：（1）公文文种的选择要根据发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系来确定。

（2）拟写公文时要注意做到：实事求是；观点明确；表述准确；结构严谨；条理清楚；字词规范；标点正确；还要力求篇幅简短等。

（3）明确所拟文稿的指导思想、目的要求、政策界限、缓急程度、密级等，体现领导意图。

（4）对公文拟稿人的法律素质的要求是：公文拟稿人一定要懂得国家的法律、法规，要能运用相关的法律、法规指导自己。

（5）内容必须同党和国家的方针、政策、法律、法令相符合；注意政策的纵向连续性和横向一致性，避免顾此失彼，相互抵触；具体办法、措施要周密可行，切合工作实际。

（6）拟稿要简明扼要，层次清楚，文理通顺，字迹工整。

（7）人名、地名、数字、日期、引文要准确、规范。

（8）公文拟稿用纸纸型一律统一为B5纸。

（9）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；要求上级机关批转公文的请示，应代批转公文的上级机关拟写批转文稿。

另外，公文在拟稿时一定要有逻辑性，语法、标点等一定要准确。文稿还要准确顺畅，简明生动，避免出现错误、不全面、冗长、罗嗦和呆板的问题，尽量做到思路清晰、文笔流畅、准确的表达概念、判断，这样才能写出符合实际要求、具有针对性的公文，才能有效地推进与指导工作。

第3节公文印制有哪些要求

公文的拟稿经过有关部门、领导签发后即送交印制部门进行印制，即进入印发阶段。拟稿只有通过缮印、校对，才能最终成为正式的文件。缮印与校对工作，在文件的处理过程中起着重要作用，是文件处理过程的重要组成部分，两者关系到文件处理工作的质量与速度，关系到文件发文的结果与实施效果。

公文的印制工作是非常重要的，具体有如下要求：（1）公文图文区用字一律从左至右横写、横排。少数民族文字的公文，则按其习惯书写、排印。公文的书写和印刷，必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和未经国家语委公布的简化字。

（2）公文的印制要符合公文格式规范，文件的字数要与用纸的纸幅大小相适应。

（3）公文的标点符号、字体、字号、数字以及计量单位使用一定要准确、规范。

（4）印制文件时也要认真进行校对，避免出现错误。校对应遵循一人念一稿，一人查印件的原则。如果在校对过程中发现问题，应及时与承办方进行核对，切记不要擅自改动。

（5）公文的字迹要保持清晰、整洁，不能涂抹或损坏。

（6）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。计量单位须使用国家法定计量单位。

（7）发文机关的版头推荐用黑变体字或初号宋体字，联合行文时，推荐使用小初号宋体字；公文大标题使用二号宋体字，小标题使用三号宋体字；密级、紧急程度和各种标记字符或其他重点字使用三号黑体字；主题词使用三号宋体字；发文字号、主送机关、正文、附件、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等一般都采用三号或四号仿宋体字。

（8）页码用阿拉伯数字标注，数字两侧各标一条短横线。单面印刷公文，页码位于每页图文区右下端；双面印刷公文，正面为单数，页码位于每页图文区右下角，背面为双数，页码位于左下角；没有图文区的页面不标页码。

（9）公文一律在左侧装订，不要在天头装订，不要压住文字，也不能只订一颗订书钉。