第3章文秘写作需了解的公文基本知识（1 / 3）

《济南的冬天》reference_book_ids":[7243741435508296739]}]},"author_speak":"code":0,"compress_status":1,"content":"　　第1节公文的语言要求是什么

第2节公文的行文规范有哪

第3节公文特点和作用有哪些

第4节公文的结构要求是什么

第5节常用公文的写作要求是什么第6节公文格式的特点有哪

第1节公文的语言要求是什么

一、准确

1.认真辨析词义

西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这句话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。然而，这话用于公文写作，倒是比较确切的。

在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。公文写作，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。

2.讲究语法和逻辑

公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。

首先，句子成分要完整。汉语构成句子有主、谓、宾、定、状、补六种句子成分，其中主语、谓语、宾语是主干成分，定语、状语、补语是辅助句子成分。对于每一个句子来说，主干成分也不是必不可少的。但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价o\"后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也就不明白了。

其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就不通顺。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。

最后，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”

团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。

二、简练

1.用语精确，一以当十

在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借助形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。

2.尽量使用短句

“五四”时期，现代汉语的书面语言还不成熟，不少作家借鉴欧化的句法来写文章，句子写得长长的，句子内部的成分多多的，阅读起来虽别有风味，读者却常常需要再三反复，才能弄明白句子复杂的含义。这种现象现在已经很少了。著名作家老舍写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。有人统计过他的名篇《济南的冬天》，说其中超过11个字的句子只有6句，超过14个字的句子只有两句。请看下面的文句：设若单单是有阳光，那也算不了出奇。请闭上眼睛想：一个老城，有山有水，全在蓝天底下，很暖和安适地睡着，只等春风来把它们唤醒，这是不是个理想的境界？

老舍用这样的短句，写出了多么精致而优美的文章！公文与文学虽然是不同性质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。

3.适当采用文言词语

继承文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更精练。例如“来函收悉”4个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加，而且这还不是真正的白话，要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景？

运用文言词语，要注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。

三、质朴

1.不做作，不生造

大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、造作、卖弄。

做作、生造的原因有两个：一个是虚荣心导致的错觉，以为语言越新异越能显示作者的才华，于是生硬地造出一些自以为高超的新词来，向别人炫耀。

另一个原因是对词语的运用还没有达到得心应手的程度，对其含义还不能准确辨析。只要端正文风，刻苦学习，这些毛病并不难克服。

2.不溢美，不虚饰溢美、虚饰，也是公文语言的大忌。例如，表扬一个医生医术高明，就说他是“当代华佗”；医德高尚，就说他是“当代白求恩”。说某人工作刻苦，动不动就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实，也不感人，效果往往适得其反。还有人热衷于一些空洞轻浮的言辞，例如：“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”，这些语言，也许它的作者还颇为得意，认为自己抓住了经验，写出了文采。其实，这里面都是废话，什么经验也没有尽是虚饰之辞，也谈不上文采。

第2节公文的行文规范有哪些

按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式、行文规则以及办理程序四个方面：一、行文关系

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的，地方各级人民政府服从国务院（中央人民政府）是我国各级行政机关行文关系的基本准则。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

二、行文方向与方式

根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种行文方式：1.下行文

下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为三种行文方式：（1）逐级下行文。

（2）多级下行文。

（3）直达基层组织和群众的下行文。

2.上行文上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为三种行文方式：（1）逐级上行文，这是上行文中最基本、最常用的一种方式。

（2）多级上行文。

（3）越级上行文。

3.平行文平行文是指同级机关或者不相隶属的、没有领导与指导关系的机关之间的行文。

三、行文规则

1.公文写作的一般步骤和方法（1）明确发文主旨。

（2）收集有关材料。

（3）拟出写作提纲。

（4）认真起草正文。

（5）反复检查修改。

2.公文写作人员的素质修养

（1）政治素质好。

（2）有一定的政策理论水平。

（3）熟悉业务和机关工作情况。

（4）有较宽的知识面。

（5）有较好的文字功底。

四、公文办理程序

公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分：1.收文

收文，是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。主要有：签收、拆封与登记、分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。

2.发文

发文，是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理，就是指文书从拟稿到印制发出的整个运行过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。

第3节公文的特点和作用有哪些公文是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权，实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用性。

一、公文的特点

1.具有真实性

公文具有的真实性是指事实上的真实与方针政策上的真实性与统一性，这是公文的一大原则。事实上的真实性一般是指公文所涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须是没有丝毫出入的，是绝对真实可靠的，是没有任何虚假和错漏的；而方针政策的真实性是指我们制定方针政策时也要从客观实际出发，科学的进行拟定，而且要遵循事物发展的客观规律。公文是我们进行公务处理的文书，这就决定了公文必须是根据实际情况的需要、针对具体问题而制定的，它有着明确的写作目的。因此，公文的真实性是非常重要的。

2.具有规范性

公文是党和国家行政机关处理公务、管理国家、传递政策、表达意志的手段和工具，是为解决党和国家的事务而制定的，因此，公文必须具有一定的规范性，这样才能使公文的撰写和处理有章可循，有法可依，才能更好地发挥其作用，才能准确的表达党和国家各个行政机关的意志，才能正确地发挥它的作用。公文的撰写从起草到成文，再到收发、传递、执行、立卷、归档、销毁等各个方面，都是要遵循一定的规范化制度的，公文还要具有特定的体式，甚至它的文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都是有统一的规定的，这就是我们所指的公文的规范性。

3.具有特定的作者与阅者

公文的撰写必须要有法定作者，它是由法定的作者拟定和发布的。所谓的公文的法定作者是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的，并能以自己的名义行使其法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或机关、组织的法定代表人；从另一方面来讲，公文的阅读与执行等工作也不是任何人都能够充当的，也就是说公文的行文对象也是具有特定性的，不同的公文文种具有不同的阅读与执行对象，这是由公文自身具有的特定的功用而决定的。由此我们可以看出作者与阅者具有特定性是公文这种文种所独有的特点。

4.具有很强的政策性

公文是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党的机关和行政机关制发的公文，都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策，执行国家的法律和法令，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。因此，公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分的权威的文体，要求作者必须有严肃认真的态度。

5.具有特定的权威性

公文即是党政机关、社会团体、企事业单位为了进行表达意志、处理公务等工作活动而拟定的，这就意味着这些公文必须要有一定的权威性，党政机关也必然要赋予公文这种特殊的地位。对于公文来说，它代表的是党和国家的各个行政机关，同样也代表着拟定机关的法定权威性，由此可以看出，公文是各级党和国家的行政机关处理公务、开展工作、管理国家的法定依据。因此，公文是具有特定的权威性的一种文体。

6.具有严格的时间性与特定的时效性公文是党和国家行政机关、企业、事业等在处理党务问题、进行政务活动、技术活动和经济活动等公务处理过程中形式的产物；公文还是宣布和传达行政命令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具，是解决行政问题的手段之一，因此每一份公文都有具体的拟定目标和公务职能，这就要求公文进行公务处理、解决问题要迅速、及时，所以，对公文的撰写、处理一般都是有严格的时间要求的。公文的时效性是指每一份公文都具有一定的时效，这种时效的产生一般有两种情况：一是文中明确规定的生效时间；二是以成文日期作为生效时间；公文时效的丧失除随着形势发展自然终止这种方式外，还有就是被新的文件所代替而终止。

7.实用性

公文的制作和发布是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾，也是党和国家行政机关以及企业事业单位传达意图、颁布法规、进行政治活动、商务活动和经济活动的工具，这就要求公文要有实用性，能够解决实际问题，能够在党和国家行政机关进行公务处理、传递意志以及在各个企事业单位的活动中起到真正的作用，公文是针对现实问题而拟定的，是为我们的现实生活服务的。因此，公文是具有很强的实用性的一种文体。

8.具有规范的体式

公文是一种具有规范的体式，具有统一规定的文种，它的格式和行文规则等方面都是有一定的规则的，不是任何机关、单位或团体都能随意进行标新立异的，它的拟定必须要遵循统一的规范，而且每种公文只是适用于特定的范围，用来表达特定的内容。国家有关机构以法规、标准等形式对公文的文体、结构、格式等写作规范都做了统一的规定，这样是为了更好的维护公文的权威性、准确性。因此，公文的拟定者都必须遵循这些规范，以保证公文的权威性、准确性和规范性。随着社会和科技的发展，公文的标准化和公文处理的现代化已逐步提上日程，公文的体式也将会有更严格的要求。

9.特定的处理程序

公文的处理活动是党和国家行政管理工作的一部分，它的处理质量、过程和处理的结果直接关系到国家利益的安全和广大人民群众的切身利益。因此，公文的处理程序也是具有高度的政治性、权威性、周密性和机密性的，’它的处理过程是必须要履行法定的程序的，公文有执行效用，为了保证有效性，国家有关机构规定了各种公文的处理程序，公文的拟定者与处理者必须要遵循这种特定的程序。

二、公文的作用

公文是党和国家行政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务的工具，公文是应用文中最重要、用途最广泛的一种文体，它具有以下几个方面的作用，并且这些作用不是孤立的，而是相互联系的，是一个不可分割的整体。

1.规范与约束作用

从公文的含义中我们就可以看出，党和国家各个行政机关所使用的公文中，大部分是用来颁布行政法规、发布各种命令、制定法律的。公文的这种特点决定了它具有了一定的规范与约束作用，它规范和约束着人民群众的行动，人们对它的决定是必须要坚决执行的，是具有强制性的，党和国家通过强制手段保证公文的执行，维护它的权威性，使之真正起到规范与约束的作用。

2.领导与指导作用

公文的主要职责是代表党和国家行政机关、企事业单位、社会团体在特定的范围内进行组织管理行政事务、交流合作、处理公务、进行商务活动等，在各种各样的公文中，它们的共同点都是体现着党和国家的意志，是党和国家进行管理的工具，因此，公文就具有了领导与指挥的职责与作用，是党和国家行政机关意志的代表，也是广大人民群众利益的代表。公文一经拟定与下发，无论是各个行政机关还是企事业单位，这些下级机关单位必须严格执行公文规定，如果脱离了公文的这种作用，管理工作很可能就会无章可循，变得混乱不堪。

3.宣传与教育作用

要想使党和国家的路线、方针政策顺利及时地进行贯彻实施，除了党和国家制定的路线、方针正确，符合广大人民群众的利益外，还要以某种形式进行宣传，因此，党和国家的各级机关会制定一部分可以对广大干部群众进行思想教育的公文，用来提高人们的认识，启发人们的觉悟，增强人们建设中国特色社会主义的信心，以及调动建设中国特色社会主义的积极性。

4.协调作用

协调，顾名思义就是调节与调整之意，而公文的协调作用也是此意。公文的协调作用是指调整与改善各个行政机关、各个部门以及各个社会团体之间的关系，使之协调、有序，使各项工作得以顺利开展，使各种管理工作有条不紊地进行。比如，我们可以制定某些决议、决定来规范协调人们的活动，可以颁布法令来纠正不良的行为，还可以制定某些条例、规定来约束调节人们的行为规范，等等。通过公文的这种协调作用，党和国家、企事业单位以及某些社会团体的工作才能顺利开展，做到步调一致，避免贻误工作。

5.颁布法规作用

公文是各级行政部门及各个单位依法行政和进行公务处理活动的重要工具，而这种工具要以一定的形式表现出来，这就形成了各种法规，例如行政公文有国家的宪法、刑法、民法、诉讼法等各种法律法规，还有各种办理具体事务的规定、办法等，这些法规在拟定后，都要以行政公文的形式进行颁布与实施；党的公文也是如此，例如用来发布党内行为规范和规章制度的条例、规定等也要以公文的形式发布实施。这些行政法规一旦发布，就具有了法律效力，是神圣不可侵犯的，任何机关单位、任何人都不能违反。

6.交流作用

公文的另一个重要的作用是交流信息的作用，它在诸多不相隶属的机关或者平级机关单位之间起着桥梁与纽带的作用。公告、通告、通知、通报、报告、请示、公函等公文都具有交流信息的作用。交流信息，可以加强各个机关单位之间的联系，起到很好的沟通功能，既方便上情的下达，也方便了下情的上达，再者友邻单位之间也得到了很好的沟通与交流。有了公文这种交流与沟通的桥梁，我们的党和国家的行政机关、企事业单位、社会团体都有可能做到互相沟通、互相了解，更好地进行配合协作，有利于各项工作的开展。

7.组织作用

公文是党和国家、各单位制定的计划和决策进行实施的载体，这些计划和决策依附公文而化为具体的执行过程。由此可见，公文是党和国家、各单位进行各种组织活动的重要工具，是组织各种机关单位进行活动、实施计划与决策的工具。例如，可以通过命令、意见、决议等形式对下级的工作进行组织并提出具体实施要求，也可以通过请示、报告对下级的工作进程做深入了解与掌握，并对其的活动进行组织与督促。

8.凭证与记载作用

通过公文的特点我们可以知道公文是具有一定的时效性的，它的时效的开始与结束都是有时间限制的，公文是进行各种公务活动的依据，它负责公务活动的记录，是公务活动的凭证；不仅如此，公文在完成了它的使命之后，就要进行整理归档，以便对今后的各项工作起到记载、凭证与参考的作用。

第4节公文的结构要求是什么

公务文书结构的基本要求，可用“三性”加以概括：完整性、连贯性和严密性。

一、完整性

首先，公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺，即朱光潜先生所说的“有头有尾有中段”。

其次，各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人以局部残损的感觉。

最后，脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的圆满。这就是朱光潜先生说的“有一股生气贯注于全体”。

在艺术创作中，有“只写残缺不写全”的说法，讲究点到为止，留下一些空白由欣赏者来填补，反而能更好地调动读者进行审美再创造的积极性。但是，这一做法在公文写作中不宜采用，公文的内容要求明确、实在，不能采用虚实相生、意到笔不到的写法。否则，将会给落实处理带来许多不便。

二、连贯性

公文的各个部分之间，在内容上要连贯，井然有序，在语言形式上要紧密的衔接和合理的过渡。

一篇公文，不会是一个混沌的整体，必然是由若干层次构成的。开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。其中主体部分，通常不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文风上，都要有内在的联系。在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。

三、严密性

严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。朱光潜先生说：“文章的‘不通’有多种，最厉害的是上气不接下气，上段上句的意思没有交代清楚就搁起来，下段下句的意思没有伏笔就突然出现。应该在前一段说的话遗漏着不说，到后来一段不很相称的地方勉强插进去，或者在上文已说过的话到下文再重复说一遍，这些问题都属于逻辑混乱，结构不严密。”。

文章的部分与部分之间，或呈现因果关系，或呈现主次关系，或呈现并列关系，或呈现表里关系，各部分互相弥补、互相协助，而不能互相矛盾、互相拆台。

第5节常用公文的写作要求是什么一、命令

命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。它具有权威性、指挥性和强制性。就行政系统而言，国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。其中最常用的有：公布令、行政令、嘉奖令。

命令的写作要求是：

（1）必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。

（2）要注意各类型命令写作的共同点和不同点。

（3）语言要准确、凝练、庄重有力。

二、决定

决定，是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。

其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有指挥型、个案型和知照型。各类决定的写作有相同点也有不同点。决定的标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。决定的正文，三种类型的写法略有不同。决定的文字，要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行。

三、决议

决议，是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。其特点主要是表达群体意志、有权威性和约束力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。