第4节什么是公文格式
公文格式专指法定（或主要）公文文种外形结构的组织与安排，包括由哪些要素组成，以及这些要素在页面上的标识位置。公文格式的组成要素主要包括版头（党的机关公文称“版头”，行政机关公文称“发文机关”，以下用①代表党的机关公文，用②代表行政机关公文）、份号（①称“份号”，②称“公文份数序号”）、密级、紧急程度、发文字号、签发人、。标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（①称“发文机关署名”，②称“落款”，即公文生效标识）、成文日期、印章、印发传达范围（①称“印发传达范围”，②称“附注”）、主题词、抄送单位、印制版记（①称“印制版记”，②称“印发机关和印发时间”）。
公文格式的技术、印刷、用纸要求是：①公文的汉字从左至右排列，少数民族文字按其书写习惯排印。
②公文用纸幅面规格，党的机关公文可采用16开型（长260mm、宽184mm），也可采用国际标准A4型（长297mm、宽2lOmm）；行政机关公文，按照《国家行政机关公文格式》的要求，应采用A4型纸型。
③行政机关公文还明确指出，将组成公文的各要素划分为“眉首”、“主体”、“版记”三部分；公文用纸天头（上白边）为37mm±Imm.订口（左白边）为28mm±Imm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
④组成项目要齐全清楚，排列科学，符合标准。
第5节公文书面格式包括什么
1.文件头部分
位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的三分之一面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。
2.正文部分
（1）标题。
标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并列的词或词组中间加顿号或书名号。
（2）正文。
正文是公文的主体部分，是公文最基本、最重要的内容。正文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。
（3）附件。
附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用是：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。
（4）公文签发机关。
即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”o几个机关联合发文，主办机关在先，其他机关按公文内容涉及面大小依次排列。
（5）发文日期。
即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。
（6）印章。
公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。
（7）附注。
公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。
3.文件尾部分
文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词、抄送机关、印发机关和印刷份数等。
（1）主题词。
主题词是公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由三至五个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。
（2）抄送机关。
抄送机关是送达的平行机关、下属机关。
（3）印刷份数。
用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。
第6节如何确定公文的成文日期成文时间是指公文的生效日期，一般就是指公文的签发日期，一般标识在图文右侧空4个字的位置或标注于正文右下方。例如联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准；决议的成文日期，用括号标写在标题下方，有时还要包括会议名；会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括人，标注于公文标题之下。
第7节如何写好公文的主题词
主题词也称叙词，是一些以概念为基础的、规范化的、具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。
在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。主题词标引一般应按照《公文主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。
主题词的应用也是有一定范围的，具体有以下几方面：凡是以省公安厅或省厅办公室名义行文的公文，除明传电报、密码电报外，都必须标引主题词；本厅主办与其他厅局联合发出的公文也必须标引主题词。
另外，标引主题词还要注意以下几点：（1）公文主题词是在文件拟稿时标引，它应该根据文件的基本内容，直接全面地、实事求是地揭示文件的主旨，不能只按文件的标题进行标引，同时，各个业务部门的负责人在审核文件时必须要认真审核主题词。
（2）主题词标引在文件、函件末尾、抄送单位之上，两个主题词之间空一格。
（3）每个文件的主题词一般可以有2—4个主题词，最多不能多于7个。
（4）像“敌情”、“社情”、“涉外案件”、“警容风纪”、“装备”等这些词通常是几个部门可以共用的，只编在一个部门里，其他部门在标引时，均可参照使用。
第8节如何对公文进行核稿和把口一、如何对公文进行核稿
核稿是指公文在送交机关或单位的负责人最后核准签发之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿进行全面审核检查工作。它是公文处理工作的重要组织部分，从一定意义上说，它是修改工作的延续，是确保文件质量，节省领导用于审阅批改文件的时间和精力的重要步骤。公文的核稿，作为公文制作中的重要环节，要求公文核稿人员以高度负责的态度，对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量，逐字逐句审核，严格把关，杜绝不准确、不规范的文件印发。