第6章 写作的流程和心理准备（1 / 3）

要点

能够判断是不是好文章和实际上自己能不能写出好文章之间有很大的鸿沟。能填埋这一鸿沟的是对流程的理解和为写作而做的心理准备。

案例

大山绘里现在非常苦恼，因为宣传部让自己写的文章怎么也写不出来。

大山就职于风险类人寿保险公司Safety Life，是位30岁的年轻商务人士，在公司负责审查等工作。Safety Life公司和以往的人寿保险公司不同，而是没有业务员、灵活应用网络、实行推进型市场的网络人寿保险公司。因为没有业务员，所以固定费用少，相应的保险费也便宜。另外，顾客在网上填写几十个审查项目后，独立审查系统会对是否能加入保险、保险费用等直接给出判断并出售商品。Safety Life在网络人寿保险公司中成立稍晚，慢慢设立了几个审查标准，以中风险中赔付的顾客群为目标。幸运的是业绩不错，几年后也引起了股票分开发行（IPO）的注意。

宣传部交代的是写一篇以“风险企业中女性经营人才开发和工作生活的平衡”为标题、5000字左右的文章。大山在相对年轻的26岁结婚，2年前28岁的时候生了孩子，1年的育儿假之后，成为一名在职母亲。对宣传部来说，有这种经历的大山非常符合这个标题。

这篇文章预计会发表在网站首页的人才招募板块，5000字在网页上需要4页来展示。虽然编辑部的人也会帮忙校对，但他们还有风险企业的事情，没有人能手把手地教大山怎么写。宣传部的负责人已经叮嘱过“我会检查‘生活和圣火’这样的错别字，但请大山写一篇能原封不动地发表出来的文章”。

对就职于审查部的大山来说，每天的工作就是写一些在业务上基本已经固定了格式的文章，几乎没有机会写这样的自由度高的文章。虽然也在社交网站等发表过随意写的文章，但基本上都是以朋友和认识的人为阅读对象，并不考虑格式。这次文章更为正式，而且题目已经明确地固定好，之前从来没有过这样的机会。

5000字，对于习惯了写文章的人来说可能不算多，但这个量已经足以让不习惯写文章的大山感到胆怯。就这样1个字也没写，等意识到这个问题的时候就只剩下1周的时间了。

焦虑的大山在心中自问道：

“‘风险企业中女性经营人才开发和工作生活的平衡’，到底写什么好呢？自由度过高，反而不知道从哪里开始写、写什么。虽然我也明白重要的是让优秀的女性看到后也想加入我们公司，但是……是光写自己的经验好呢，还是加入一些普遍的事情更好呢？虽然想说一些内容，但怎么把这些联结起来呢？完全想不起来到底要写些什么具体的内容……怎么办……”

解说

之前的内容主要从“商务中希望看到什么样的文章”这一角度加以说明。换言之，我们一直着眼于作为最终“结果”的文章。

然而，即使我们能判断最终结果的好坏，但仅仅如此还并不一定能达成好的最终结果。当然，直觉好的人可能会在之前说明的基础上，积累实践经验写出优秀的商务文章。但仅仅如此，对于那些为商务文章而苦恼的多数人来说还远远不够，如果对后辈和下属进行指导效果也不理想。

特别是开头列举的5000字左右的正式文章、更长的商务报告等等，很多人依然不知道从哪里下手，或者虽然能把握方向性却想象不出怎么写够字数而无法动笔。

本章将以比较长的商务报告等为例，从为高效地产生结果而进行的“流程”、让这一流程开花结果所需的日常“心理准备”来展开论述。当然，这些也可以应用在短篇文章中，也是加速提高团队整体的写作技巧以及在此基础上的思考技巧所不可或缺的必要元素。

对于流程和心理准备，特别是流程，可能会有人问“整齐划一的，岂不是限制了自由”“岂不是无法对应偶然的需求”。但是，以制造业为例，无论制造什么商品，都需要确立生产良好商品的流程，如果和这一流程相对比，虽然日常心理准备能体现企业特点，但多数都离不开流程。最近，不仅仅是生产现场，比较依赖个人技能的营业场所等也离不开流程管理了。

本书中所讲的和制造、营业流程不同，不会设定到KPI，但会认真地说明完成好文章的顺序、不是捷径的顺序等。另外，关于心理准备，本章将介绍几个只要日常留心就能产生很大差别的心理准备。

写作的流程

首先看一下写作流程。大的流程如图表6-1所示分为4步，与此同时，还需要意识到“时间管理”。

向读者发送文章后的售后跟踪（如：发出通知邮件，一段时间后发送起决定性作用的邮件）也是一个重要的流程，但这里不做论述，主要讲的是在最初的文章效果的基础上，带着当初的目的、采取适当的行为。

从这一点也能明白，图表6-1中的流程，并不会一个循环就结束。沟通会因不同状况花费不同的时间，但在一定程度上的前提是交易继续。

希望大家能意识到，写文章也是沟通方式的一种，所以会根据读者的反应，为了实现最初的目标而设立补充目标（或者修改最初目标），而不得不重新开始新的流程。

图表6-1 商务写作的步骤

另外，图表6-1的流程不是单向流程，是可以摸索尝试、一边探索一边慢慢前进的流程（这也可以说是步骤内的补充流程）。

步骤一：写作之前做好准备

写作首先需要准备。可以说这一点不仅是商务写作、也是商务相关行动的原则。当然，对于自己收到的邮件，肯定有不花时间就回复“了解了”“谢谢”等的情况。

但是，从商务人士对时间的利用来看，这些情况实际上非常罕见，在书写一定字数的文章时，终究还是需要做好准备。一般来说，越是以下的状况，越需要在准备上花费更多的精力。

·商务重要度高，比如面向更重要的顾客的提案书。

·必须说明背景的情况，比如给海外的报价说明书。

·客观上必须书写的字数多，比如长篇报告、投稿给杂志的论文。

在这里，首先将准备分为3个步骤——思考、收集信息、再思考。

一、思考

第一个补充步骤就是先切开一个大方向、大框架。这里应该主要考虑的是以下内容（当然，根据不同状况，有几个是从开始就被明示出来的场景）。

想在这一阶段结束：

·写作的目的？预想的读者群？

·什么时候交稿？

·应该谁写？

本书中基本都以自己写为前提，但繁忙的管理人员等就会产生“让谁写对团队更有效”这样的问题。

假设的水平高，所以希望大家考虑这些：

·大方向性上要写什么、论点是什么？

·要设立什么大的补充项目？

·怎么做才有说服力，为此要怎么收集作为依据的信息？

·设置什么风格？

·用什么媒体？

·怎么确保时间和场所？

具体内容也会根据收集的信息而发生变化，在写作的最初阶段就应该确认好以什么目的来写文章、写到什么时候。另外，这里说的“思考”，只在大脑中模模糊糊地来回想是不行的。因为这种思考在忙碌中经过一晚上多数都会完全忘记，即使到不了这个程度，也容易变成“那个和那个是怎么连接的”。

这个阶段不用写漂亮的文章，也可以写备忘录，所以一定不要在文字处理机上写，而是需要手写在笔记本上、灵活使用便笺纸等留下记录。

希望读者们一定把下面的话记在心里。

阅读使人丰富，谈话使人机灵，写作使人可靠。（弗朗西斯·培根）

二、收集信息

在上述思考的基础上，下一步就是收集信息，特别是收集能支持假设论点的信息，换一种说法就是开始验证假设。收集信息的方法各种各样，但图表6-2中介绍了具有代表性的方法。都是有优点也有缺点的不完美的方法，所以要一边综合考虑目的和时间、费用和效果，一边根据需要综合几种方法互补使用。

在这一准备阶段，验证假设到哪种程度，要根据文章重要度和最终要求的文章长度来改变。报告等长篇文章，在这一阶段要验证完所有的假设是不现实的，大多数都是一边写一边进行微调，所以“企划书”只要达到认真书写的程度就足够了。

另一方面，如果是2000~3000字的博客文章等，在这一阶段收集一定的材料即可。但是有的人在开始写作之前感到了过度的压力而一个字也写不出来。那么，准备反而会起到反作用，所以这一类人可以不经过充分准备便开始行动，先从能写的地方开始写，同时收集信息才是现实的做法。

收集信息，特别是需要明确主张的文章，使用第2章介绍的金字塔结构对“依据群”进行分类整理即可。

图表 6-2 收集信息的方法

或者即使没有一个明确的论点，也可以想着主题和关联性按照范畴进行分类，这时K J法会发挥作用。（详情请参考《构思方法——为了创造性开发》川喜田二郎著、《智识的生产技术》梅棹忠夫著）。比如，“关于市场的信息”“关于竞争对手的信息”“关于自己公司的信息”这样的总结方法。如果信息量大，可进一步分开制作补充信息组，以后再思考结构时会更简单。如果是“关于客户的信息”，可以分开整理出“关于A类型客户的信息”“关于B类型客户的信息”“关于C类型客户的信息”等。