《史记》reference_book_ids":[7071200596837010446,6959122730671164446,7267090239162682427,7085661452316445733,6833642850618444808]},{"annotation_type":"0pos_info_v2":{"end_container_index":123,"end_element_index":0,"end_element_offset":123,"start_container_index":123,"start_element_index":0,"start_element_offset":119},"quote_content":"《史记》reference_book_ids":[7071200596837010446,6959122730671164446,7267090239162682427,7085661452316445733,6833642850618444808]},{"annotation_type":"0pos_info_v2":{"end_container_index":123,"end_element_index":0,"end_element_offset":70,"start_container_index":123,"start_element_index":0,"start_element_offset":66},"quote_content":"《史记》reference_book_ids":[7071200596837010446,6959122730671164446,7267090239162682427,7085661452316445733,6833642850618444808]},{"annotation_type":"0pos_info_v2":{"end_container_index":123,"end_element_index":0,"end_element_offset":123,"start_container_index":123,"start_element_index":0,"start_element_offset":119},"quote_content":"《史记》reference_book_ids":[7071200596837010446,6959122730671164446,7267090239162682427,7085661452316445733,6833642850618444808]},{"annotation_type":"0pos_info_v2":{"end_container_index":123,"end_element_index":0,"end_element_offset":14,"start_container_index":123,"start_element_index":0,"start_element_offset":9},"quote_content":"《资本论》reference_book_ids":[6999896669814803492,6975087905651821576]}]},"author_speak":"code":0,"compress_status":1,"content":" 第1节文秘应具备哪几项基本功第2节文秘职业的类型有哪
第3节文秘需要具备的职业道德是什么第4节文秘撰写公文的范围大概有哪第5节文秘自身素质提高的途径有哪第6节文秘如何正确地进行公文写作第1节文秘应具备哪几项基本功一、智能方面的四大能力
1.敏锐的观察能力
观察能力是指发现事物特征、规律的能力，尤其是善于从隐藏的、复杂的、变动不拘的社会现象中发现有价值、有启发性、决定性意义的东西的能力。特殊的工作情境要求文秘应比一般人有更敏锐的观察能力，以便在工作中迅速抓住问题的关键症结所在，对症下药，从而有效地完成文秘工作。
2.良好的表达能力
文秘是领导的“笔杆子”，要替领导写作各种文件，因此要具有良好的文字表达能力；文秘还要协调工作，经常开会、发表演讲，这就要求文秘同时具备良好的口头表达能力。
我们知道，田家英是毛泽东的文秘之一。当时毛泽东就是看了田家英在报纸上的一篇短短的文章后，从中发现田家英具有良好的历史修养、文字功底，才将他调到身边，并在几次考核后，最终让他成为自己的文秘。田家英将“满招损，谦受益”的中国古代名句化为“谦虚使人进步，骄傲使人落后”，受到毛泽东的赞赏，此句最终成为流传广泛的名言。
由此，我们可以看出，文秘必须具有良好的文字和口头表达能力。第一次当文秘的你文笔怎样呢？如果尚不出色，就要赶紧补课，多看书，多练习。同时，还要锻炼口头表达能力，不要成为那种“茶壶里装汤圆”的人，一肚子好东西却倒不出来。
3.出众的记忆能力
记忆能力可以分为逻辑记忆、形象记忆、情感记忆和运动记忆四种。对于文秘来说，前面三种记忆能力都比较重要。比如，记忆抽象的理论、公式、概念；记忆具体的人物、时间等；而因为文秘的工作很多，要打交道的人也很多，如果记不住，其他将无从谈起。
我们知道周恩来总理是出色的外交家、政治家，无论在国内国外，党内党外都有很多的朋友，是一个非常有人格魅力的领袖人物，这种魅力很大程度来源于他的记忆能力。比如，1956年，他会见从海外归来的程思远的时候，就谈起了1938年他们在武汉相逢的情景。你想象一下，程思远当时该有多么的感动！
再想象一下，如果当文秘的你能够在分别很长时间后清楚称呼出某个客户的名字，他会多么感动，从而你的工作不是就方便得多了吗？
4.自如的社交能力
随着社会的发展，人类的社会交往将更加频繁。与一般人相比，秘书的社交能力就更为重要，因为，他接触的人多且频繁，能否搞好社交活动，关系到文秘工作的成败。
文秘应当充分利用自己与领导接近的关系，广泛地与社会各界接触，以开辟信息来源，搞活各方关系，从而取得良好的工作成效。
文秘对工作接触对象要有准确的认识和态度。所谓认识，就是了解他是什么人，来干什么的；所谓态度，就是根据认识，来判断应该采取什么样的态度，或者积极，或者挡驾的态度。这是文秘协助领导理顺工作，帮助同事或者相关单位解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。文秘人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。
因此，工作的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就转到哪个部门去办。
文秘是代表领导工作的，应该注意维护领导的良好形象，克服那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。
二、思维方面的四大能力
1.深刻的思考能力
思考是指进行比较深刻的、周到的思维活动。文秘工作往往要为领导决策当参谋，因此对文秘的思考能力也有很高的要求。
第一，文秘的思维活动应当具有广阔性。他要能够全面地看问题，能在不同的知识领域和实践领域里创造性地思考，既能抓住重点，又不忽视重要的细节。因为从哲学上来说，重点与非重点之间存在着相互转化的关系，所以文秘思考的时候不能只抓重点而忽视非重点。
第二，文秘的思维活动应当具有深刻性。他不是粗枝大叶而是精心研究，不是浅尝辄止而是锲而不舍，能够透过现象看到本质，抓住问题的核心。
第三，文秘的思维应当具有独立性。不入云亦云，不受别人暗示的影响。
但是应当注意，秘书毕竟是给领导工作的，这种思维的独立性，必须建立在遵照领导意图行事的基础上。
第四，文秘思维应当具有灵活性。能够在不断变化的发展环境中审时度势，正确反映现实，随机应变，一切都以时间、地点、条件为转移，善于从实际情况的变化出发，去思考问题，实事求是地解决问题。
第五，文秘思维应当具有逻辑性。没有混乱、跳跃、含糊不清、左右摇摆、琢磨不定的缺点。
第六，文秘思维应当具有敏捷性。能够在较短时间发现问题，采取果断措施，解决问题。
2.全局的综合能力
所谓全局的综合能力就是要求文秘心有全局，宏观把握。文秘能够把具体事物的各个方面联系起来，形成整体的看法，再从中找出工作的重点。从实践来看，文秘对于工作中的各种情况、各个方面、各种特征、各个部分都要进行整体的综合的考察。否则，如果只是做出孤立的、片面的决策，文秘工作就会失败。
周恩来总理对文秘的综合能力就十分重视。他对文秘工作总的要求是认真负责。他要求文秘不论办什么事要时时刻刻首先想到整体利益，要有战略全局观念，要从政治影响上考虑问题，要善于区别轻重缓急。文秘工作受职业性质、地位所决定，在对待个人利益与集体利益、局部利益与全局利益方面对文秘人员提出了高标准的特殊要求。
文秘工作说到底还是一项管理工作。作为领导活动带综合、辅助性的直接组成部分，文秘工作要即时灵敏地对领导要求做出准确反应，迅捷而卓有成效地做好各项辅助工作，又好又快地为领导提供令人满意的职能服务。
全局能力要求文秘了解领导的工作重点，这样就能帮助处理一些非重点的事情。从而保证领导有时间来思考一些全局性、长远性的问题。
3.快速的分析能力
中国有句古话：“一叶知秋”。为什么只是凭着一片树叶就能知道秋天的到来呢？靠的就是分析能力。所谓分析就是将事物的整体分解成为各个组成部分，或是把整体的个别特征、个别方面区分开来的过程。
文秘有了分析能力就能深入实际，把了解到的东西，进行研究分析，为领导提供决策的方向，以达到事半功倍的效果。这是做好文秘工作的重要前提。
文秘的分析能力除了体现在替领导工作的过程中，还体现在处理和同事关系、在办公室明哲保身的艺术中。比如说，每家公司都有一些爱说长道短的人，他们爱添油加醋。这些是非可以听进耳内，但别忘了自己应有足够的分析能力。
如不了解事情的来龙去脉，最好还是保持缄默，以免说错话。
4.巧妙的应变能力
文秘应当具有灵活巧妙的应变能力。这主要表现在遇到突发情况不是惊惶失措、无所适从，而是沉着冷静，应付自如，随机应变。这正所谓：“智者善谋，不如当时。”这就要求文秘要学会吸收现代科学信息的方法，将众多信息进行分类归纳，使之条理化。
文秘应变能力体现之一就是处理危机的应变能力。社会复杂多变，市场竞争激烈，企业、单位各种突发事件随时都会发生，而当单位领导无法联络时，如何处理突发事件，是文秘必须随时应答的考题。
另外，文秘独自外出办事，算是半个在外的将领，如果文秘这个将领没有应变能力或总部在任何情况下都不授予在外将领这种权力，那么，迎接他们的只有失败。因为，只要事物是动态的、发展的，就随时都有新情况发生，要知道任何伟大的军事家都不敢夸口说，他能够在战前预见到战争过程将要发生的一切情况。
在与对手竞争时，以委婉又不卑不亢的态度化解与对手的正面冲突，更显示了你有极强的处理突发事件的应变能力。
三、组织方面的四大能力
1.八面玲珑的协调能力
文秘工作会和很多人、很多部门打交道，这就要求文秘有很好地协调能力。
能够很好地掌握同事、领导以及各部门的思想脉络，处理好各种矛盾，调动一切积极因素，形成和谐局面，更好地完成文秘工作。
文秘当参谋就要学会善于分析和处理各种错综复杂的关系。原则坚定而又策略灵活，行动果断而又处事稳妥。
一个给总裁当文秘的朋友曾经这样说：“我深切地体会到总裁文秘应该具备良好的沟通协调能力。首先要理解总裁的工作意图，思维方式和工作方法，才能及时、准确、完整地将政策、措施传达给被传达人，比如部门老总、下属各营业部、基层职员，也就是做到很好地上情下达。另外，就是与同事之间、与各个部门之间、与各个老总之间沟通协调好，理解他们的工作意图、思想、建议，将其向总裁汇报，这可以说是下情上达吧。”
文秘的协调能力还体现在角色扮演上，文秘要能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现，配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。
协调能力对文秘而言，是越来越重要了，我们的一项调查统计显示：大型企业写作型文秘缺乏，中小型企业对文秘的写作能力的要求逐年下降，而对协调能力的要求越来越高。
就文秘的级别来说，越是层次高的文秘，协调能力就要求越强。比如中级文秘，他们的权力和责任相对大一些，处理各种事情的能力要求也高一些，并要有很好的协调能力。
2.点面兼顾的计划能力
计划能力是指为了实现组织的目标，在周密调查研究的基础上，制定实施规划（纲领）和方案的本领。这是文秘的基本工作之一。文秘就是要负责为领导，为单位或者企业制定年度工作计划、目标，月工作安排，撰写工作总结、月大事记。
优秀的文秘具备很好的点面兼顾的计划能力。他们所制定的计划、方案能够帮助领导及单位提高效率。
作为文秘，你得帮助领导参谋决策，考虑单位或者企业发展的问题。你还需要让所在企业组织了解职工的职业发展观，以便使企业做出相应的计划安排。
企业文秘要正确处理时间、速度与质量的关系，在工作中努力追求“高效率、高标准、高质量”o要“只争朝夕”，抓住空隙，雷厉风行，同时，要加强工作中的计划性和条理性，学会“弹钢琴”，以保证工作运转高效。
文秘还要懂得一点计划评审法，包括时间计划评审法、费用计划评审法等。
让我们来看看一个例子：为硅谷著名的Cisco公司总裁约翰·钱伯斯工作了8年的德比·格罗斯说她每天工作12个小时，她要帮助约翰·钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球1.8万名职工的工作情况。想想看，她该有多强的计划能力。
除了为领导、为单位计划，第一次当文秘的你还应当为自己计划一下，因为你的职业生涯才刚刚起步。你要非常清醒地意识到，在当今这个知识竞争近乎白热化的社会，没有足够的现代知识装备头脑，失去生存机遇的可能性就是百分之百。所以，你要给自己制定严格的学习计划：学习外语；学习计算机；学习单位、企业的专门业务。
3.运筹帷幄的调度能力
调度能力就是指能够运用手中有限的推动力、引发力，运用手中的资源来完成领导交办的各项工作。文秘的调度作用如同足球场上的调度。爱踢足球的人都知道，中场人物就强调一种调度性，如阿根廷的中场搭配比较好，华朗的中场调度能力和控制节奏能力在阿根廷球员中少有，因为过去阿根廷盛行的是马拉多纳型的盘带型中前场，这容易造成拖沓，以致减缓节奏。因此，必须重视中场的调度能力。
4.高效可靠的管理能力
与文秘的计划能力相配套的就是文秘管理能力。文秘应当能够有驾驭、组织、协调、执行和控制管理全过程的能力。
根据职责的要求，文秘人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，文秘人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。
文秘的管理能力因为其文秘的级别不同，而管理的内容不同，初级文秘管理的可能只是办公室的日常事务，高级文秘管理的范围就宽多了。对于他们而言，管理的含义也就更科学，更深奥一些，尤其是一些办公室主任，或者文秘长，除了管事还要管人，难度更大。
作为文秘的你，管理的可能只是一些小事情，但是这是管理的起步和开始，一定要有意识地锻炼自己的管理能力，为以后的工作及公文写作打好基础。
第2节文秘职业的类型有哪些
一、行政事业单位文秘
行政事业单位不同于企业，一般不自己直接创造财富，而是为企业创造财富服务的，也是为整个社会的良性运转服务的。行政事业单位包括各级政府部门，以及其他如教育、农业、商业、工业管理部门。
行政事业单位的特点就是服务性、科层性、权力性。所谓服务性就是前面提到的行政事业单位是为整个社会的正常运转服务的；科层性是指行政事业单位一般都级别分明，从中央到地方，一级一级，上级管理下级，下级必须对上级负责；权力性，在中国特殊的国情下显得特别突出，因为很多的部门享有批示权，如审批土地的使用权，这些使得行政事业单位很有权力。
行政事业单位的文秘工作的特点，往往也和这些特点挂钩。比如说，由于文秘工作的服务性，使得文秘不得不善于协调行政事业单位和社会各界的关系；由于其科层性，使得文秘工作必须善于协调、处理好上下级之间的关系；由于其权力性，使得接近领导的文秘也往往会被人另眼相待。同时，行政事业单位的人事关系，尤其体现在权力欲方面也比企业厉害得多，如果你是在行政事业单位当文秘，就必须充分考虑到这方面工作的难度。另外，对行政事业单位的文秘来说，更强调行政公文方面的写作。
二、企业文秘
在市场经济条件下，企业是从事生产、流通、服务等经济活动，以营利为目的，实行自主经营、独立核算，并具备一定法律资格的组织形式，是社会经济生活中的基本经济单位。
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