摘自《现代实用写作技法训练》
第二章 总结
第一节 总结的概念及作用
一、总结的概念
总结最基本的内容，可以概括为三句话：一是回顾过去；二是评估得失；三是指导将来。根据总结最基本的内容，可以得出总结的界定：对一定时限内的工作、生活、学习、实验、训练等实践过程，或对一项已完成的任务，进行客观的回顾、检查、研究，从中找出经验和教训，形成总体估价，并把这些加以条理化、系统化，上升成为带有规律性的理性认识，用以指导今后的实践，然后书写成文，这就是总结。
二、总结的作用
总结的作用是多方面的，这里择其要者进行阐述。
◆把感性认识上升到理性认识
当我们完成了一项任务，或通过努力、奋斗达到了预定目标之后，冷静地总结一番，把感性认识上升到理性认识，就完成了从实践到理论的飞跃。每做完一次工作就总结一次，人的认识在总结中飞跃一次，就会有利于经验的积累，素质的提高，亦更有利于科学地认识世界和改造世界。
◆为日后的实践起指导、借鉴的作用
任何实践活动，从哲学的角度讲，都是认识矛盾和解决矛盾的过程。只有经过总结，才能吸收成功的经验，借鉴失败的教训，才能有利于今后工作的更好开展。对于上级单位或组织来说，根据下级总结中所提供的经验教训，不但有助于他们推荐典型、表彰先进、教育群众、促进后进，而且有益于他们指导更广泛的实践活动。
◆有益于发明，创造
在总结中，通过回顾、分析已做过的工作，有助于发现问题。问题就是潜在的课题，如果连问题都发现不了，怎么能有所发明和创造呢？毛泽东曾说过：“在生产斗争和科学实验范围内，人类总是不断发展的，自然界也总是不断发展的，永远不会停留在一个水平上。因此，人类总得不断地总结经验，有所发现、有所发明、有所创造、有所前进。”
◆汇报工作，供决策参考
对上级而言，下级的总结具有汇报工作、反映情况的作用，同时还能为上级机关或组织制定日后的工作计划或作出科学决策提供依据。对本单位而言，总结也具有向全体职工述职的功能，接受全体员工的评议、监督，听取大家的意见，以利于今后的工作。
◆具有积累历史资料的作用
通过总结，把做过的事真实、系统地用文字的形式记述下来，从而起到备忘备查的作用，久而久之，便形成了宝贵的历史资料。无论是个人总结，还是国家、组织的总结，它们都是以后进行相关研究的重要依据，时间愈长久，这种总结资料就愈显珍贵。
第二节 总结的种类及特点
一、总结的种类
按内容分类，总结有工作总结、生产总结、科研总结、军训总结、学习总结、销售总结、外贸总结等；按时间分类，有阶段总结、年度总结、季度总结、月份总结、学期总结等；按范围分类，有部门总结、单位总结、个人总结等。尽管总结的种类很多，但可以按性质把它概括为两大类：一是专题总结；二是综合总结。
◆专题总结
专题总结又叫单项总结。它的特点是内容单一、集中，有较强的针对性和指导性。如某省要开展社区精神文明建设，就选一个试点进行，然后就这一活动进行总结，取得经验后再向全省推广。专题总结，偏重于对某一专门的工作或活动进行经验或教训总结。凡是与这一专题无关的内容，一律省略。国家的宣传部门或政府的职能部门，往往运用专题总结这一文体指导工作和推动工作的开展。
◆综合总结
综合总结又叫全面总结，是比较系统地、全面地对本单位、本部门或个人，在某一年度或阶段工作的情况所作的总的回顾总结。按时间划分种类的总结，大多属于综合总结。一般说来，各单位、各部门，到了年终，都要作一次总结，对这一年所做过的工作，作一次全面的回顾、清理，从中总结经验，找出不足，以利于在新的一年中干好工作，同时也有利于上级组织或部门综合考评。另外，领导干部任期满了，要换届，亦需对自己在任期内的全部工作作一次系统的总结。综合性总结，要求反映全貌，但不必面面俱到；要求突出重点，写出特色。
二、总结的特点
◆材料的真实性
写总结离不开材料，无论是典型的人或事，抑或是具体的数据，必须真实。只有真实，才能反映事物的本质。一般说来，写总结大多依据计划的执行、落实情况进行。新的计划制订又将总结作为重要的参考依据。因此，片面的、虚假的材料，应一律排除在总结之外。
◆认识的概括性
总结是对前一段工作的再认识，它既要通过归纳“做了什。么”、“做得怎么样”，从中总结经验和教训，找出规律性的东西，又要通过透视具体工作的全过程，理出新的感受、新的认识、新的体会，上升到理性的认识。
◆表达的说理性
计划主要是叙述说明，而总结主要是概述说理。由于总结要对前一段的工作作出评估和进行理性分析，找出带规律性的东西，因而思辨性的说理就会使总结在某些方面具有跨越时空、民族、信仰、国度、年龄等方面的阻隔，具有启迪人们心智，指导人们更好地生活、工作的功能，它不因政权的更迭、时代的变迁而失去其作用。
第三节 总结的写作技巧及范例
一、总结的结构及文本形式
总结常见的文本形式有条文式和表格式两种。条文式是用序号分条列项，依次表述，多用于综合性的工作总结、经验总结和个人总结；表格式通常为定期报表，多用于生产和经营部门的专题性定期情况汇总。有时为了达到直观的效果或增强说服力，必要的时候也有在条文式总结中采用表格式或将两者综合使用的情况。
总结的内部结构一般由标题、引言、正文和结尾构成，今分叙之：
（一）标题。总结的标题通常由单位名称、时限、主题、文种组成。如《××区 2006年计划生育工作总结》、《××镇派出所2005年治安管理经验总结》等。标题的设计有单行标题和双行标题两种形式，前两例就是单行标题。双行标题的正标题突出中心，点明主题，副标题则说明单位、时限、内容、文种。如《春风今度玉门关——××区2005年沙漠绿化工作经验总结》、《把平安捎回家——××车站2005年春运工作经验总结》等。
（二）引言。总结的开篇通常有一段引言，内容是对主题作一些提纲挈领的表述，以引出正文。或简单的介绍背景，为主要内容的表述设置某种前提。如：
北京理工大学后勤集团党委2003年初成立，现有10个党支部，有正式党员119名。一年来，在学校党委的领导下，经后勤集团党政领导班子及全体员工同志们的共同努力，较好地完成了学校党委、校行政交给我们的各项工作任务。
（三）正文。正文是总结的主体部分，其内容由基本情况、成绩和经验、问题和教训、今后的打算几部分构成，已如前所述。主体部分常用的结构形式一般说来是从纵横两个角度来组织材料，安排结构。通常采用以下一些形式。
◆四段式
这是按“工作情况一经验体会——问题教训——今后设想和努力方向”或“主旨——做法——效果——体会”为顺序，分成四大部分依次来写的。这是长期以来写总结沿用的习惯方法，故又称为传统式结构。它的优点在于容量大，眉目清楚，头绪分明，适用于大型的，综合性的工作总结。
◆阶段式
这是把总结工作的全过程按时间顺序分为几个阶段来写。每个部分把这个阶段的工作情况、经验教训结合在一起来写。采用这种结构，全文脉络清晰，便于看出工作的发展进程和各个阶段的工作特点。总结时期较长，阶段性又很明显的工作，大都采用这种写法。
◆贯通式
它是围绕中心，按时间顺序或事理发展的层次，抓住主要线索，层层分析说明，总结工作的全过程。它按自然段落安排层次，前后贯通，一气呵成。这种结构适合于内容较单一的专题性总结。
◆总分式
它是先写一个前言，开宗明义说明总的工作情况，指导思想和估
价。然后把所进行的主要工作分为若干项逐项总结。每个分项里又较为具体地总结各方面的成绩、经验和问题等。分写时可以冠小标题，这种结构纵横交叉，重点突出，常用于全面工作总结。
◆并列式
它是按内容的逻辑关系，即问题或工作性质，分为几个部分，每一部分有相对的独立性，表现为并列的不同方面，各部分之间又有密切的联系，都同时为中心内容服务。每个部分可用小标题或数字标明。写作时，可以经验体会为序，分条列项，夹叙夹议介绍情况与成绩等；也可以工作项目列条，着重引出经验教训。这种结构形式适用于专题性经验总结。
（四）结尾。总结的结尾通常用简短篇幅作出结论和说明努力的方向、今后的打算等。如果这些内容很重要，需详写，可纳入正文中，成为正文的组成部分。但结尾不是总结报告结构的必备部分。
（五）落款。落款包括署名和时间。署名，即在正文的右下方写明总结单位或个人；时间，在署名下用汉字小写字写清楚年、月、日。
二、总结的基本内容
一般包括四个方面：其一是基本工作情况的梳理和回顾；其二是工作的成绩和经验；其三是工作中出现的问题及教训；其四是关于今后的打算。
◆基本情况
这是总结的开头部分。一般要把总结的对象、时间、地点、背景、过程作扼要的交代，简要地说明某一时期所做的各项工作（综合总结）或某项工作的各个方面（专题总结），并要清楚反映出工作的开展过程，使读者有个概括的了解。
◆成绩和经验
这是总结的核心部分，要求用平实准确的语言叙述工作展开过程中的具体做法，解决问题的步骤和办法，取得的成绩和经验，心得和体会。应做到用事实说话，用数据说话，实事求是，反对浮夸，将主观评价与客观真实的材料结合起来，规律性的认识建立在事实分析的基础上。
◆存在问题和教训
这也是非常重要的部分，任何部门和个人的工作不可能十全十美，总有或多或少的失误、不足、遗憾甚至是重大的错误，总结要在谈到成绩和经验之后，实事求是、客观公正地指出工作中存在的问题和教训，分析出现失误的环节和主客观原因，既不上纲上线，也不轻描淡写。仍然用事实和数据说话。
◆今后的打算
这是总结的结尾部分。在充分肯定成绩和认真吸取教训的基础上规划未来的发展方向，提出改进措施，既要与常规工作、中心工作和长远计划相结合，又要与本阶段存在的问题相对应，使计划具有可行性。
三、总结的写作要求
◆明确总结用途
用途不同，内容的侧重点也就不同。写总结，如果是向报刊投稿，或者是报刊约稿，其写法就和向上级汇报的写法不同。用于报刊杂志的总结，篇幅不宜过长，重点放在经验、具体做法上，以便起到导向、宣传、教育的作用。如果是用于向上级单位汇报工作，就应围绕全局工作的重心来写，尤其要注意写出特色来。每一个单位如果写的总结大同小异，或千篇一律，上级领导就不会重视，也失去了写作总结的作用。可以说，没有特色，就没有优势，就没有意义。如果所写的总结是面向本单位全体员工的，就应全面、具体，力争详细，把成绩讲透，该表扬的切不可吝啬，该批评更不可回避，这不仅有利于调动大家的积极性，而且有利于改正错误、惩前毖后、治病救人。
◆全面掌握有关材料
全面掌握有关材料，是写好总结的先决条件。因此，动笔写作之前，应对所做的工作作一次全面、系统的梳理，对涉及的材料进行详细的搜集和整理。既要听取群众的反映，又要听取领导的意见；既要搜集正面的材料，又要搜集反面的材料；既要与过去的工作作纵向的比较，又要与兄弟单位作横向的对比；既要占有面上情况的统计资料，又要掌握具有典型意义的个体材料。只有全面、详细、系统地占有了材料，写作总结才有了基础条件。
◆实事求是
总结既是对过去实践活动的回顾和评估，又是对今后的工作积累具有指导意义的经验，因此，必须从实际出发，坚持实事求是。无论是总结成绩，找出经验，还是总结教训，发现问题，一律应按照事物的本来面目如实反映，既不夸大，也不缩小；既不回避，也不掩饰；既不片面化、绝对化，也不凭空杜撰，弄虚作假。
◆点面结合
我们强调写总结要实事求是，但绝不是有事必录，堆砌事实材料，而是要求通过分析，比较、研究，选择那些具有代表性的、能够反映事物本质的典型材料。另外，还要掌握面上的材料，做到点与面的结合，这样，写出来的总结，就不仅具有说服力，而且会给人留下深刻印象。
◆语言朴实、简洁
总结的语言要力争朴实、简洁。朴实就是要求朴素，不浮夸，不华丽，要通俗易懂。简洁就是要求简明扼要，不拖泥带水。现代信息社会生活的节奏加快，信息不断膨胀，因此，无论是写哪一种文体，都应力争简短，总结也不例外。拖沓冗长的文章是没人爱看的，并且也没有充足的时间去看。毛泽东曾经用“又长又臭的懒婆娘的裹脚”的比喻来批评这种文风。当然，群众中生动、形象的语言，可以恰当地引用，但一定要有所选择，切不可把一些不健康的顺口溜写进总结中去。
【范例】
在汉部委属高校首届博士研究生联合论坛总结
“在汉部委属高校首届博士研究生联合论坛” 旨在推动武汉地区高校之间博士研究生学术交流活动，在历经近半年的筹备之后，今日如期举行了。为了组织这场高水准、高质量的博士学术论坛，我们广大的组织工作者付出了辛勤的劳动和宝贵的时间。同时，各高校的领导，专家也对此次论坛的开展给予了大量的支持。
此次论坛共收到来自在汉部委属八所高校的研究生撰写的论文共60余篇，其中博士生撰写的文章有47篇。内容涵盖文、理科的大部分专业，集中了八所高校的优势学科，具备了较高的学术水平和科研价值。今天到会主讲的各校学生代表所讲的内容涉及了本方向的前沿领域，表现出了很强的学术水平和科研能力；代表了本校研究生的学术水平；体现了当代青年的风采。
“在汉部委属高校首届博士研究生联合论坛”是武汉地区学生群体中层次最高、范围最广的学术交流活动。本次活动的成功举行为广大研究生的学术交流搭建了一个很好的平台；为调动武汉高校广大研究生的主动性和创造性，培养创新意识提供了难得的机会；对武汉地区高校之间的学术活动起到了强有力的推动作用。
本次论坛在论题面广的情况下体现出了它的弱点，那就是限制了交流的深入进行。但总的来说，首届论坛的举行是成功的。希望这一代表武汉地区学生层次最高的交流活动能够作为在汉部委属八所高校的惯例活动长期开展下去，也希望今后的活动一次比一次办得更好。最终将此活动办成武汉地区的精品活动向中南地区推广。
第三章 简报
第一节 简报的概念及作用
一、简报的概念
简报，是文书运行的载体，是各级党政机关、社会团体、企事业单位的领导部门用来汇报工作、沟通情况、交流经验、传递信息时使用的一种内部刊物。
二、简报的作用
◆汇报工作
这是简报主要的、基本的作用。下级机关向上级机关反映情况、汇报工作，除了面对面地反映或报告工作情况之外，主要还是靠简报来反映。通过简报，可以向上级领导机关汇报工作，反映情况，及时了解上级机关的精神或工作指示。对下级单位起到传达、解释上级文件精神的作用，推动工作的进程。对平级单位可以起到沟通情况、交流经验的作用。但是应该明确，简报只是一种汇报工作、反映问题、帮助领导掌握情况的一般性文件，它有一定的行政效力，但无法律效力，不能代替请示、报告、通知、通报和指示等正式公文。
◆指导工作
简报不能作为正式文件下达，这点需要明确，领导机关可以通过简报向自己所属单位传达、解释有关方面的指示精神，从而更好地开展工作。正式会议召开了，还没有形成正式文件，可以把正式会议的精神用简报形式发布出来，便于会议的领导同志随时掌握会议进展情况，进而及时地将会议引向深入，亦便于会外的有关同志及时了解会议精神，更好地指导工作。
◆协调工作
上面的两种作用是从纵向方面讲的。现在，简报的横向联系越来越重要，它打破了过去一些领导机关内部存在的门窗相望，一家人不知一家事的状况，起到了及时沟通各单位、各部门之间的信息，交流彼此经验、协调彼此关系的作用，使改革深入地进行，工作顺利地开展。
第二节 简报的种类及特点
一、简报的种类
（一）按内容分类
1．工作简报。用以反映工作情况的简报。这种简报应用范围广泛，主要包括这样几个方面：
◆总结工作中的经验、教训，便于今后工作的开展、进行。
◆汇报对党和国家方针、政策以及上级指示精神的领会和执行情况，使上级领导机关及时了解和掌握，便于及时指导。
◆调查所属的企业、机关或单位的有关情况，供领导和有关同志参考，以便迅速地做出决策。
2．会议简报。主要是反映会议基本情况、主要精神的简报，一般包括以下几个方面：
◆反映会议召开的概况
如会议召开的时间、地点、参加范围、应到和实到的人数，到会的领导，会议的目的，要解决的问题及会议进程等。
◆重要的或典型的会议发言摘要
把到会有关人员发言的主要部分摘抄下来，真实地反映到会人员对该会议议题所发表的意见或看法。
◆及时反映会议的决议、决定
简报的特点就是简明、迅速，在会议形成了一定的决议、决定还没来得及形成正式文件时，可以通过简报这一形式传达主要内容。
会议简报时间性强，往往随着会议的开始而开始，随着会议的结束而结束，但不是凡会都必出简报，只有内容重要、期限长、参加人数多的会议需要出简报；而期限短，参加人数少的会议，一般不需要出简报。
3．思想动态简报。主要指一定时期内汇集各个行业的人们对党和国家的重大方针、政策或国内外重大事件在思想上的反映。如党的十五大报告中，江泽民同志提出：“依法治国，是党领导人民治理国家的基本方略。”怎样进行依法治国，有什么好的经验和建议可以借鉴，可以通过简报加以反映。思想动态简报最大的特点是速度快、阶段性强。它不是固定不变的，一般只反映一定时期的思想状况。
（二）按性质分类
◆专题简报
为反映一个单位中比较典型、新鲜的事件或问题的简报。专题简报的内容比较单一，着重反映一人一事或一个问题。如《择优升级有哪些积极作用？——十位党支部书记谈体会》就是围绕择优升级这个问题，通过十位党支部书记座谈的方式，讲述了择优升级的优越性。
◆综合简报
对某地区、某企业或某单位的基本情况作一个综合的反映，与专题简报相比，综合简报所反映的情况十分广泛，往往围绕大量的事实材料，提炼出一个中心，反映问题的实质、规律或发展趋势。
二、简报的特点
◆新
简报捕捉的是先兆征象，所反映的内容是最近发生的新情况、新动态、新经验，如果写的都是众所周知的旧闻，人云亦云也就没有什么参考价值。简报的目的在于沟通信息，互通情况，使人们从反映的新情况、新动态和新经验中得到新的启示、新的认识，以便更好地开展工作。追求材料的新颖是简报写作的一大特色。当然，也绝不应该为新而新，哗众取宠，故作异闻。
◆精
即指在反映事实时，精选材料，根据简报的目的和需要，选取典型、有新意、与党的方针政策和当前的中心任务密切相关的情况和问题来反映，使人们从简报所反映的新情况、新动态和新经验中得到启示、认识，起到“小中见大”的作用。
◆准
有两层含义：一是简报所反映的问题要真实，因为简报是向领导机关和领导者提供情况作为领导决策的事实根据，有许多重要的批示和决策，常常是领导机关根据简报所反映的情况而做出的，因此简报所写的内容必须准确无误，既不夸大，也不缩小，所用的数据和涉及的时间、地点、人物，一定要经过核实，严守真实准确的原则；二是要抓准问题，善于把握时代的脉搏，准确地反映实际工作中存在的问题。
◆快
这是简报的一大特点，简报与新闻报道相似，要及时地反映新的情况和新的问题，特别是在当今信息社会里，信息传递的速度越快，信息的社会效益就越高。简报就起着传递的作用，它上情下达，下情上达，特别是会议简报，往往在一定时间内有效，如果慢了，失去了时效，也就失去了简报的意义。因此，在编写简报时，常常要求撰写者文思敏捷、头脑清晰，随采随写，快编快发，以适应工作的需要。