事务文书是国家政府机关、党政、社会团体、企事业单位对已经做或即将要做的事务工作进行文字表述的一种载体。事务文书广泛用于党政部门和企事业单位的机关日常工作中。它不同于行政公文，没有严格的办文程序和行政执法性，也没有执行的强制性。但是事务文书具有目的性和针对性强、有特定的传播范围的特点，它一般在本单位内部传阅，或报送有关的上级机关。本章主要介绍了计划、总结、简报、声明、启事、演讲稿、调查报告、工作研究这些事务文书的基本概念、作用、种类、特点、写作技巧以及范例。通过对本章的阅读和学习，相信对您提高事务文书的写作能力会有很大的帮助，只要有毅力、肯钻研，定会让您“胸罗万卷，故左右逢源而下笔有神”。
第一章 计划
第一节 计划的概念及作用
一、计划的概念
计划是国家各级行政管理机关、各党派团体、企事业单位乃至公民个人，在一定时期内，为了达到某一目的或完成特定的任务而事先制定的方案。计划是一个统称，凡是对未来所作的打算安排都可称计划，如规划、安排、打算、设想、方案、要点、意见等。一般来说，凡适用时间较长（三年以上），范围较广，内容较概括的称“规划”；适用时间较短，内容较具体的称“安排”或“打算”；内容较粗略的称“设想”；领导机关向所属单位布置工作，交代政策提供工作方法的通常称“工作要点”、“工作方案”、“工作意见”。
二、计划的作用
制定计划是一种科学的工作方法。古人云：“凡事预则立，不预则废。”任何国家、政党，任何单位和个人，无论做任何事，只有制定详细和可行的计划，才能避免盲目性，减少不必要的损失，从而提高工作效率，预期或提前完成任务，达到目标。
◆协调统一，整体优化
计划实际是一种工作决策，是制定计划单位或个人在一定时期内的行动纲领。有了计划，领导者实施指挥就有所依据，具体执行、落实计划的人的行为也有所遵循，从而做到上下目标一致，行动步调统一。
◆为实现目标提供保证
由于计划以书面的形式将计划范围内各部门、各阶段甚至每个人的目标具体化、任务明朗化，所以，计划使参与者都围绕着总目标和总任务而各司其职、各尽其能，无论在组织形式上，还是任务分配上，抑或在进度方面、质量方面，都为实现目标提供一种保证。
◆便于工作的检查与总结
管理者推动工作的手段之一就是抓计划的执行、落实，这也是管理者衡量工作进展和检查工作质量、效率的重要依据。另外，在完成计划之后进行总结，而总结的依据是什么？还是计划。目标达到了没有？任务完成得怎么样？是好还是一般？评估的标准、尺度是什么？这些就是计划中的有关任务指标、要求等。可以说，计划为总结提供了前提条件和基本依据。
第二节 计划的种类及特点
一、计划的种类
计划的种类繁多，从不同的角度可以有不同的分类方法。
（一）从时间上分类
从时间上看，计划有“长期”、“中期”、“短期”之分。长期计划，一般是指五年。如我们国家的“八五”计划、“九五”计划、“十五”计划等，均是长期计划，每期五年；中期计划一般是三年左右；短期计划一般是一年或一年之内，如年度计划、季度计划、月度计划。
（二）从性质上分类
从性质上将计划分类，有两种：一种是单项计划；一种是综合计划。
◆单项计划
单项计划是一个单位或一级组织，就其整体工作中某一方面的工作或某一方面的任务、项目，做出的具体计划。其主要特点是任务单一、内容集中。如武汉市市区绿化计划、北京市整顿交通秩序计划、重庆市治理城市环境污染计划等。
◆综合计划
综合计划是一个单位或一级组织，就其整体目标、项目或任务做出的总的计划，如国民经济计划、上海城市经济计划、东湖新技术开发区发展计划等。
（三）从内容上分类
在计划的分类中，从内容上分类是无法穷尽的，科技的进步，社会的发展，新事物不断的涌现，各种各样内容的计划将层出不穷。常见常用的有：
◆工作计划
它是党政机关、社会团体、事业单位各职能部门等，为开展工作而制定的计划，如计划生育工作计划、打假计划、质量检查计划、本学期领导干部听课计划等。
◆生产计划
主要是厂矿企业围绕生产而制定的计划，如市场调查计划、产品创新计划、产品产量计划、销售计划等。
◆科研计划
指单位或个人为进行科学研究而制定的计划，包括项目申报计划、项目研究计划。科研计划主要在社会科学和自然科学两个领域中进行。
◆学习计划
单位或个人为开展学习而制定的计划。如职工英语培训计划、厅局级干部法律知识学习计划、教授网络知识学习计划等。
（四）从范围上分类
从范围上分类，主要是指计划的使用范围。如个人科研计划、班组生产计划、××县发展水产养殖计划、××省引进外资计划、××国农民脱贫致富计划、联合国救助非洲儿童疾病计划等。
二、计划的特点
◆预想性
计划是针对未来的工作而制定的，因此，科学的预想性是计划的一个突出特征。由于计划是事前制定的，即事情还未开始做之前就要明确要做的任务和指标，以及为实现任务和指标而采取的措施和方法。所以，计划内容的本身就有明显的预想性。
◆科学性
制定计划的目的在于指导实践，避免实践的盲目性，增强实践的科学性。计划一旦成文，便对实践产生指导作用和约束作用。因此计划不能凭空设想，要根据实际情况，通过对各种论据的分析来设计方案。计划的内容要具体、明确；要行得通、做得到，具有可操作性。
◆指导性
计划制定后，就付诸实施，有关单位和个人就必须遵守执行，成为人们开展工作的依据。计划中有明确的奋斗目标，在客观上，计划对实施者起着约束和督促的作用，同时又是考核工作的标准。因此，计划又具有指导性。
◆规范性
任何计划都包含三个要素，即目标、措施、要求，不管是什么类型的计划，这三个要素缺一不可。计划中没有目标，就会乱走；没有措施，就无法达到目标；没有完成任务的时间、质量、数量的要求，就不是计划了。
第三节 计划的写作技巧及范例
一、计划的格式
常见的计划格式有三种：一是条文式；二是表格式；三是条文与表格结合式。
◆条文式
条文式是把计划按内容的性质或轻重缓急归类，分条用文字逐一表述。而这里说的分条又有两种方式：一是直接用序码按顺序排列标明；二是在序码顺序后加上小标题。一般说来，有小标题的计划，涉及的范围较大，内容较多，时间较长，如我国每五年一次的国民经济和社会发展的五年计划等。条文式计划的优点是条理清楚、重点突出。
◆表格式
表格式计划不用叙述性文字表述，而是把任务指标按项目、单位、年度、数据、百分比等内容，用表格的形式加以罗列。厂矿企业或金融证券部门常用表格式计划。表格式计划的优点是易归类，易填写，易对照检查，既醒目又清楚。
◆条文与表格结合式
条文与表格结合式计划，是将上述两种计划的方式合并在一种计划之中，集两种计划之优势，既有文字表述，又有表格呈现，二合一兼用。
二、计划的写法
一份完整的计划，一般由标题、正文和落款三部分组成。就是运用表格式的计划，在表格的正上方，也有类似标题的内容，在表格的右下方，写明制定计划的单位或个人的名称（如果标题中没有出现单位名称，落款处就应写明制定计划单位的全称）和日期。
（一）标题
计划的标题有四种：一是只有文种，如“计划”；二是时间+文种，如“2001年第一季度计划”；三是时间十内容十文种，如“2001年计划生育计划”；四是单位+时间+内容+文种，如“武汉市水产局2001年发展水产养殖计划”。如果计划尚处于征求意见、讨论、修改等阶段，上述四种标题，无论用哪一种，应依据实际情况在“计划”二字后加上括号，并在括号内相应写明“初稿”，或“草案”，或“讨论稿”，或“征求意见稿”，或“修改稿”等。
（二）正文
正文是计划的主体部分，计划的实施方案、步骤、标准、要求等主要内容，全在正文之中。其主要内容有以下几个方面。
◆前言
这是计划的开头。其主要内容有两个方面：一是指导思想，主要说明为什么要制定此计划，制定此计划的依据是什么；二是本单位的基本情况。
写前言应注意两个问题：一是如果是时间跨度长的计划，指导思想和基本情况应力争写得详细些、具体些。如果是时间跨度短的年度计划、季度计划，指导思想和基本情况则应力争简短，有些这类计划甚至省去“基本情况”。二是写作申请“上市公司”或“新建项目”的计划，是需获得上级部门批准的，那么在“前言”部分要充分说明计划的依据和理由。如果是本单位年度例行工作的计划或季度生产计划，则完全可以省略“前言”。
◆目标和要求
目标既是制定计划的导因，又是执行计划的目的。正是这一原因，任何计划都必须有明确的目标。关于计划目标的表述，因行业不同，具体内容不同，表述的方式方法也不同，属于思想、理想、政治等领域的目标，往往用定性的方式来表达。而厂矿企业、财经商贸等经济领域的目标，往往用定量的方式来表述。这应按具体情况分别对待，没有硬性的、统一的规定。当然，也有的计划，把定量与定性结合起来。无论是采用哪一种方式，必须做到目标明确。有些大的项目、工程或者长期计划，应对目标进行分解，将其分解为具体目标，形成一个目标体系。并在此基础上，除提出总的要求外，按分解出的目标，一一提出具体要求，配套形成一个要求体系。
◆措施和步骤
在计划中，措施是为完成任务或达到预定目标而采取的具体办法。步骤是实施计划的时间安排和按办法办事的程序。如果说“前言”是解决“为什么做”的问题，“目标和要求”是解决“做什么”的问题，那么措施和步骤则是解决“怎么做”的问题。无论是人力、物力、资金的安排，还是每一具体阶段时限的规定、任务的分配等，都应具体明确，一环紧扣一环，做到先后有序，轻重有别，难易有度，从而更好地执行计划、完成计划，达到目的。
（三）落款
如果在标题中已写明单位名称，落款处只写明日期就可以了，否则，就应在正文右下方写明制定计划的单位名称。无论是上报领导请求批准的计划，还是内部使用的计划，一经通过，就具有指导性和约束性，因此，应加盖单位公章。
总之，制定计划是一件极为严肃的事情，既要实事求是，量力而行，又要具有开拓、创新的胆识；既要民主，又要善于集中，尤其要听取相关专家们的意见；既要反对因循守旧，又要留有余地。
三、计划的写作要求
（一）掌握政策、了解实情、发动群众
俗话说，要做好工作必须吃透两头，即上头和下头。上头指的是党和国家的方针政策，下头指的是具体单位的实际情况。制定好计划也不例外。不符合政策的计划是无法实施的，只有掌握与执行的任务有关的方针政策，才能明确哪些该做，哪些不该做，保证我们的工作得以开展，不偏离方向。只有对我们工作的现状和历史进行深入调查研究，才能确保计划的合理性和可行性。只有充分了解我们的工作背景和现有的主客观条件，才可能对形势作出正确的判断，才能预想到可能发生的情况、问题。从而制订出切实可行、行之有效的计划。在制订计划的过程中必须始终坚持走群众路线，充分发动群众，广泛听取群众意见，集思广益。闭门造车，主观臆断是订不好计划的。应在最大范围内让群众参与，以保证计划的合理性和可行性。群众是计划的实践者，不把计划变成群众的共同意志，不调动群众的积极性，日后计划也难以执行。
（二）科学地设置目标
科学设置目标，对激发人们的积极性，增强人们对实现目标的信心意义重大。在写作时要注意以下几点：
1．科学分解目标
在总目标（大目标）确定后，还应制订出各个阶段的分目标（小目标），这样将一个大目标分解成若干小目标，分阶段地去实现，会使人感到大目标并非高不可攀，从而有效地鼓舞人们一步步地去实现最终的大目标。如某一水泥厂，计划全年水泥产量1000吨（总的目标任务）。可以季度为单位，分解成四个小目标：第一季度生产200吨水泥，占全年生产任务的20％，第二季度生产300吨水泥，占全年生产任务的30％；第三季度生产400吨水泥，占全年生产任务的40％；第四季度生产100吨水泥，占全年生产任务的10％。
2．目标量化
设置目标不能泛泛而谈，否则人们就不知道做什么，做到什么程度。如学生制订学习计划，如果制订的目标是“进一步提高学习成绩”，那么，这个目标就是不明确、不具体的。因为以往的学习成绩如何，预计学习成绩提高多少，达到什么标准等在目标中均未明确。所以，这样的目标是不科学的。下面一份计划的目标写得较好，现摘录如下：
××厂××年丝绸产销的目标是：工业产值一百亿元，比去年同期增长 22％；蚕丝产量七百万担；绸缎产量十七亿米，其中真丝七点八亿米；丝四点九万吨。内销绸缎十亿米，增长25％。出口产成品十亿元，其中丝类占30％，绸缎占 37％，服装及制成品占33％。
上述计划目标明确、具体、量化、使人一目了然。
3．目标主次分明
如果计划的目标不止一个，要做到目标的主次分明，重点突出，条理清晰，将计划实现的若干目标按照主次、轻重、大小的顺序一一列写清楚。下面的文字是××学院一班级工作计划中的目标：
◆英语四级合格率达到80％
◆争当本年度优秀班级，优秀团支部
◆晚自习出勤率达98％
该目标的写作就达到了主次分明、重点突出、条理清晰的要求。
4．表达目标的语言准确、简明。准确、简明的语言表达是计划目标科学性的必要条件。因此，在展示目标时，用语要准确、简洁，不能使用“可能”、“大约”、“估计”、“也许”、“左右”、“上下”之类的不确切、模糊的词语，更不能在目标中掺杂说明、解释性的词语和阐明目标意义的语句。
（三）措施要得当
措施是完成计划目标的方法，没有得当的措施，目标只能是一纸空文。写出得当措施的要求是：
◆措施要具体
即明确提出计划完成所采取的具体方式、方法，否则人们就不知道如何去做。措施的具体性是实现计划目标的基础。如××省财政厅年度工作计划中，为严格各项支出管理，提高资金使用效果，提出了五项措施：“一要加强文教、科学、卫生事业和行政财务管理。严格控制和节约行政管理费和企业管理费，大力压缩机关的公用经费和事业单位的行政经费。二要加强对预算外资金的管理，力争把多收的费用减少，从而降低预算内的开支。三要加强支农资金的管理，进一步搞好财务监督工作。四要建立财政支出使用的信息反馈制度，对于不负责任造成严重损失浪费的要追究责任。五要继续控制社会集团购买力，把企事业单位能够节约下来的钱控制起来。”这五项措施明确、具体，具有很强的可操作性。
◆措施要有针对性
措施必须有的放矢地提出完成任务所采取的方法。××省财政厅在一份年度工作计划中，就搞好利税改革，以适应经济发展的需要，提出了三项措施，这三项措施具有很强的针对性，值得我们借鉴。一要继续巩固和完善利改税第一步改革。凡是确定征收所得税的国有企业，都要按照规定征收所得税。对目前尚未征收所得税的企业，都要按利改税第一步改革办法实行。二要在××市及所属县组织利改税第二步改革的全面试点，配合市管县的经济体制改革。三要对现行的不利于搞活经济的财政税收政策进行一次彻底清理整顿，并要在国家政策允许的前提下采取新措施，开创经济工作新局面。
◆措施要切实可行
即根据计划执行时的主客观条件，实事求是地制订出切合实际、力所能及、行之有效的且可操作的措施。措施的切实可行是实现计划目标的必要条件。
◆条理清晰
在拟写措施时要按其主次、轻重分条来写，同时还要遵循主要的措施详写，次要的措施略写的原则，以利于人们实施、操作。
另外计划的要求涉及到实现目标即完成工作任务的时间、质量、数量上的界限，在制订时，要科学，既不要前紧后松，也不要前松后紧，而要根据实际情况和目标的要求，科学合理地安排。否则不但会造成工作的无序状态，还可能挫伤人的工作积极性，从而影响计划目标的实现。
【范例】
“九五”期间全国主要污染物排放总量控制计划
《中华人民共和国国民经济和社会发展“九五”计划和2010年远景目标纲要》提出了我国“九五”期间的环境保护目标：“到 2000年，力争使环境污染和生态破坏加剧的趋势得到基本控制，部分城市和地区的环境质量有所改善”，并提出“创造条件实施污染物排放总量控制”。
一、实施污染物排放总量控制是中国环境保护的重大举措
实施污染物排放总量控制是保证实现“九五”环境保护目标的需要。我国环境污染已经十分严重，在不少地区有些污染物排放总量已明显超过环境承载能力。随着经济和人口增长，污染物排放总量会增加。为了实现“九五”环境保护目标，必须严格控制污染物排放总量。
实施污染物排放总量控制是落实两个根本性转变的需要。（略）
实施污染物排放总量控制是推行可持续发展战略的需要。（略）
实施污染物排放总量控制是深化改革、扩大开放的需要。（略）
二、污染物排放总量控制的基本原则
（一）指标筛选原则
1．对环境危害大的、国家重点控制的主要污染物；
2．环境监测和统计手段能够支持的；
3．能够实施总量控制的。
根据以上原则，“九五”期间将对12种污染物实行排放总量控制。
大气污染物指标（3个）：烟尘、工业粉尘、二氧化硫。
废水污染物指标（8个）：化学需氧量、石油类、氰化物、砷、汞、铅、镉、六价铬。
固体废物指标（1个）：工业固体废物排放量。
（二）总量分解的原则
1．服从总目标。到2000年，全国主要污染物排放总量控制在“八五”末水平，总体上不得突破。
2．突出重点。凡属“九五”期间国家重点污染控制的地区和流域，相应控制的污染物排放总量应当有所削减。主要包括：
酸雨控制区和二氧化硫控制区；
淮河、海河、辽河流域；
太湖、滇池、巢湖流域。
3．区别对待。根据不同地区经济与环境现状，适当照顾地区差别。东部地区要在“八五”末的基础上有所削减，中部地区控制在“八五”末水平，西部地区根据具体情况，部分指标可适当放宽。
对危害性大的有毒污染物如氰化物、砷、重金属等，必须Ak．严控制，比“八五”末有所减少；对烟尘、工业粉尘、化学需氧量、石油类、工业固体废物排放量等要控制在“八五”末水平；对控制难度大的二氧化硫排放量在酸雨和二氧化硫控制区要力争控制在“八五”末水平。
4．扶持优强。实行污染物排放总量控制，要有利于实现环境资源的合理配置，有利于贯彻国家产业政策，有利于企业技术进
步，有利于提高治理污染的积极性。把污染物排放量往企业分解时，必须首先要求企业达标排放。
三、总量控制的基本做法
（一）在各省、自治区、直辖市申报的基础上，核实省级1995年排放量基数；经全国综合平衡，编制全国污染物排放总量控制计划；把“九五”期间主要污染物排放量分解到各省、自治区、直辖市，作为国家控制计划指标。
（二）各省、自治区、直辖市把省级控制计划指标分解下达，逐级实施总量控制计划管理。
（三）污染物排放量较大的工业部门，力争实现增产不增污。
（四）编制年度计划。
（五）年度检查、考核，定期公布各地总量控制指标完成情况。
（六）依照《水污染防治法》规定，对污染严重的水体实施重点污染物排放的总量控制制度，按照水体所必须达到的水环境质量标准要求，确定严于本计划的污染物排放总量指标，并对有排污量削减任务的企业实施污染物排放量核定制度。
科普 / 全本
科普 / 连载
科普 / 连载
科普 / 全本
科普 / 连载
科普 / 连载