会议议程表可以让会议的目的和主题更加明确，有助于提高会议效率，增加会议的含金量。
虽然并非所有会议都需要正式的会议议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视，这与管理部门对它的利用程度是成正比的。为让与会者对会议及早做准备——包括心理准备及实质准备——会议议程应随会议通知事先发给与会者。
书面的会议议程有另一个重要好处：会议领导者将集会的目标写成书面的议程，有助于会议目的的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响。
拟定会议议程的责任通常落在会议领导人的肩上。但是，人们一般对他们参加创造的事情才愿意予以支持，提前参与能使那些参加会议的人依照拟定的会议议程把问题看得更清楚。下面是可能有助于鼓励与会者参加的一些建议：
1.对将要讨论的问题要求及早思考。
1）对问题的解决或处理，有哪些看起来是行得通的？
2）哪些是显而易见的危险？
3）所要讨论的问题其最后结果可能意味着什么？
2.如果时间允许，把参加会议者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。
3.提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，例如抽样调查员工意见，汇集统计数字，或搜集背景资料。
会议常因野心过大的计划而在一开始就注定失败。下面是制定实际可行的目标的一些建议：
4.可能的话，把议程的话题限制在同一个主题范围内，这有助于从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题，可以分别安排为两个小会进行。
5.假如这些主题之间没有关系，要力求少安排一些话题。因为要使与会者从他很感兴趣的问题转到兴趣不高的问题上，而又始终全神贯注，是很困难的。
6.设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。
7.不把某些特殊的（有势力的）管理人员的“心爱项目”列入议程。
8.提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定：每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍，这是一种利用以前会议记录实际可行的方法。
9.在议程上要表明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间，就会更加积极。
10.对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。
11.要记住注意力的持续时间是有限度的。对一位实业家来说，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时，就接近效果递减的临界线了。
12.假如会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间。
13.假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。
会议议程表（一）
会议议程表（二）
日
期： 会
场：