总经理办公室的主要职责是对外联络、制度制定、文件与档案的管理、会议管理、物资管理、费用管理、信息管理等。
一、总经理办公室职责
1.对外联络:协调与政府主管部门、社会职能机构的关系,建立良好的疏通渠道, 促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来,树立良好的企业形象;
2.制度制定:起草、修改、完善各项行政管理制度(包括会议、发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用、公司财产保险等),监督、检查、落实公司行政制度的执行;
3.文件与档案管理:负责内部和外部文件的收取、编号、传送、催办,负责内部文件打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅,负责各种合同、资料、文件、图书、证书的归档和管理,负责公司注册、变更等登记手续办理;
4.会议管理: 负责公司内部会议的安排,整理会议记录,对会议决定进行催办、查办和落实,代表公司出席有关会议,负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动;
5.物资管理:负责固定资产及办公用品的购买和领用,对公司财产物资进行登记、造册维修、保养等有效管理;
6.费用管理:编制公司年度行政费用预算,控制行政费用支出,确定费用分摊范围,按月份分摊各项办公费用;
7.信息管理:负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作,沟通内外联系、保证上情下达、下情上报;负责有关信息的整理和分析,为公司决策提供依据;编制企业文化建设,计划、编辑企业内部刊物;
8.法律纠纷:负责公司诉讼纠纷的处理;
9.其他:维持公司正常的工作秩序和安全保卫。
二、总经理办公室权责范围
1.权力:
1)对集团公司具体的发展规划、投资计划、研究开发有决策权;
2)对文件有审批权或否决权;
3)对各职能部门的总体经费支出有审批权或否决权;
4)对集团公司重大经营管理项目有主持权;
5)对直属下级有监督、指导权;
6)有人事任免权、薪金审批权和集团公司章程赋予的其他权利。
2.责任:
1)对集团公司经营管理的重大决策负主要责任;
2)对集团公司重大经营管理项目负主持责任;
3)对全体员工负连带法律责任。