第二十章 行政经理与PowerPoint2003（1 / 3）

行政经理主要是指在企业中主持计划、指导和协调机构的支持性服务，如记录保存、邮件分发、电话/前台接待和其它办公室支持服务的人员。包括监督设备的准备、维护和保管。在行政经理的日常工作中，利用PowerPoint创建相册是其工作中的一个重点，本章主要介绍行政经理如何利用PowerPoint2003来创建相册，对读者会大有裨益。

本章涉及到的主要知识点有以下几块：

1. 自定义幻灯片母版

2. 使用相册功能创建相册集

3. 在幻灯片中插入超链接

4. 如何进行动作设置

5. 在幻灯片中使用GIF动画和自选图形

6. 触发器应用基础

7．压缩幻灯片中的图片

第一节 行政经理与交互式相册

多数企业的行政经理和最高行政主管的职位由经验丰富的低层经理和行政人员替补，行政经理可以平调至市场或营运经理等，也可以晋升为总经理，直至最高职位总裁或首席执行官。

行政经理要求的教育背景相差很大，多数拥有文科本科学位，心理学、外语的课程也是对这一职位的很好的准备。需要较强文字功底和演讲才能，人际沟通能力和较广的人际网络也对本职位有所助益。

行政经理的工作任务如下：

1. 确保设备的安全并对其安全操作，维护良好。

2. 指导或者协调支持性的服务部门、代理或者组织。

3. 计划、管理并且控制合同预算、设备和供应。

4. 为部门设定目标和期限。

5. 准备并评论操作报告和时间表以保证准确和效率。

6. 监督建设和调整工程以改进效率并且保证设备符合环境、健康和安全标准，遵守政府的法规。

7. 雇用或者解聘文秘和管理人员。

8. 监督机器、设备以及电子和机械系统的维护维修。

9. 分析内部过程，建议和贯彻过程或者政策改革以改进经营，如供应的变化或记录的处理。

10．获取，分配并且储存供给。

行政经理日常工作要看是什么单位，单位不同职责也不同。例如：饮食服务中心行政经理的岗位职责如下：

1．贯彻执行后勤服务中心、饮食服务中心领导的有关指示，重大事情及时向中心领导汇报请示。

2．做到上传下达，及时、准确、无误地完成领导交办的任务。

3．对分管的工作统一协调处理，严格按中心统一部署开展工作。

4．安排和处理办公室日常事务，提高办事效率。

5．做好会议记录，做好来客接待工作。

6．建立职工档案，办理职工暂住证、就业证、计划生育证、上岗证。组织好一年一度的食堂员工体检和食堂卫生许可证的年检工作。

7．配合中心主任、伙管会人员及其他单位对饮食服务中心工作的检查。

8．负责中心低值易耗品、办公用品、维修材料的登记发放工作。

9．起草、整理、打印、抄送、积累、保存中心各种有关文字材料。

10．加强对外联络，认真做好饮食服务中心的宣传工作。

11．建立和制订各项规章制度，切实做到各部门工作有章可循。

12．加强对外出门面的管理工作，定期开展卫生、安全等检查工作。

13．适时组织职工外出培训并请有经验的人员来饮食服务中心讲课和交流经验。

14．定期组织职工开展有意义的文化娱乐活动和职工劳动竞赛活动。

15．做好饮食服务中心的财产登记及签订财产保管责任状。

16．制订职工用工计划和用工合同，办理好职工的各项用工手续。

17．全面做好饮食服务中心总经理的助手。

第二节 案例说明

本节以一个实例来介绍PowerPoint2003提供的创建相册功能。

在本例的相册中包含一个目录页，目录页中包含每页幻灯片的文字链接，通过单击目录

中的链接可跳转到相应的幻灯片中观看所需的内容，并且，在每张幻灯片中也都设置了相关

的链接，可以随意地进行切换来满足观看需要。

当用鼠标单击第1张幻灯片中的产品图片链接，便可以切换到第2张幻灯片，单击“第2张”链接可以切换到第3张幻灯片。总之，在目录页中，不同的链接名称都对应着相应的幻灯片内容。在幻灯片首页的右下角有一个小图标，单击它可以退出相册。

在其他幻灯片的右下角，特别设计了一个弹出式菜单选项，通过该菜单中的选项可以快

速在不同演示页之间跳转。

9．2．1交互式相册所涉及知识点分析

在本节实例的制作过程中，首先要自定义幻灯片模板以满足特殊的需要，然后再利用PowerPoint2003的“相册”功能，建立相册的大致框架。因此，读者在学习过程中，需要掌握自定义模板的创建，以及如何通过PowerPoint的相册功能创建相册的结构并实现照片的编排。另外，读者还需知道如何在幻灯片中插入超链接，如何进行动作设置以及如何插入GIF动画，来起到美化幻灯片的作用。本例还将涉及到自选图形的使用以及触发器的应用。通过以上这些方法，读者可以将自己的相册装扮得栩栩如生、活灵活现。

除此之外，由于在制作相册的过程中会用到大量的图片。因此，为了减少演示文稿所占的磁盘空间，还可以通过PowerPoint2003中的“压缩图片”功能，对演示文稿中的图片进行压缩，从而达到节省磁盘空间的目的。

9．2．2交互式相册制作步骤

在PowerPoint2003中，要实现制作相册可以有多种方法，不过在诸多的方法中，最直接就是利用PowerPoint2003提供的“相册”功能。但是，在开始正式制作相册之前，先要做好准备工作，比如，创建自定义模板以及准备好制作相册的素材图片等。

9．2．2．1创建自定义模板

PowerPoint2003自带了各式各样的模板，但是这些模板并不一定全都满足实际需要。因此，有时就需要自己创建适合于所需幻灯片内容的特殊模板。具体操作步骤如下：

1．打开PowerPoint2003，执行菜单栏中的【文件】中的【新建】命令，在打开的“新建演示文稿”任务窗格中，在“新建”选项区域中，单击“根据设计模板。

2．此时，打开名为“演示文稿l”的文件，在“幻灯片设计”任务窗格中的“应用设计模板”选项中，通过单击列表框中的滚动条，浏览并选择名为“Radial”的设计模板。

3．在该设计模板中，执行菜单栏中的【视图】中的【母版】中的【幻灯片母版】命令，打开该设计模板的幻灯片母版。

4．在名字为“2”的幻灯片母版中，用鼠标选中“单击此处编辑母版标题样式”，然后在【格式】工具栏中单击“字号”下拉列表框中的下三角按钮，选择“48”；接着单击【格式】工具栏的【加粗】按钮，使字体变为粗体显示。

5．执行菜单栏中的【格式】中的【背景】命令，打开“背景”对话框。在“颜色”下拉列表框中单击下三角按钮，选择“填充效果”选项。。

6．打开“填充效果”对话框后，单击【图片】标签，打开“图片，选项卡，单击【选择图片】按钮，打开“选择图片”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择合适的路径，在文件列表框中选择需要的背景图片。然后，单击【插入】按钮。

7．此时，返回到“填充效果”对话框，单击【确定】按钮。

8．随即，返回到“背景”对话框中，单击【全部应用】按钮。这样就使得幻灯片母版中的背景更改为指定的图片，而这一背景也将能够直接应用在所有的幻灯片中。

9．在名为“1”的幻灯片母版中，用鼠标选中绿色边框，单击鼠标右键，在弹出的快

捷菜单中单击【设置对象格式】命令，打开“设置对象格式”对话框，单击【尺寸】标签，在打开的“尺寸”选项卡中的“尺寸和旋转”选项区域中，在“高度”文本框中输入“17．91厘米”，在“宽度”文本框中输入“22．11厘米”。